2.2.  Анализ рабочей нагрузки сотрудников, бизнес-процессов, коммуникационных потоков

Как было отмечено ранее, эффективность анализа нагрузки, бизнес-процессов и коммуникаций обусловле­на наличием у членов команды общей методологии опи­сания, с тем, чтобы они понимали друг друга и результат их работы был понятен руководителю организации. Удоб­ное решение задачи «моделирование бизнес-процессов» с целью их анализа и повышения эффективности предла­гают стандарты описания семейства методологий ШЕР. В частности, методология функционального моделирова­ния ШЕРО, которая с помощью наглядного графическо­го языка описывает изучаемую систему в виде набора взаимосвязанных функциональных блоков. История стан­дарта ШЕРО началась в 1981 году, когда департаментом ВВС США была начата автоматизации промышленных предприятий 1САМ (1п1е§га1е<1 Сотри1ег АШеФ Мапи- /ас1игт§). Стандарты ШЕР унаследовали свое имя от названия этой программы ЦСАМ ОЕРтШоп).

Этот стандарт и можно взять за основу, проведя обу­чение руководителей организации, аналитиков, линей­ных менеджеров, ключевых сотрудников, задействован­ных в реализации проекта. При этом для топ-менедже­ров важно не столько знание тонкостей методологии, сколько общее понимание процессного подхода к управ­лению и его возможностей по повышению эффективно­сти менеджмента компании. Линейные менеджеры и ключевые сотрудники должны освоить сущность мето­дологии описания бизнес-процессов, методов их анали­за и оптимизации. Для аналитиков же наиболее важно владение технологией сбора информации, ее анализа и составления моделей бизнес-процессов.

При помощи этой методологии можно эффективно ото­бражать и анализировать модели деятельности различ­ных систем, на различных уровнях описания. Уровень описания процессов в системе определяется самим разра­ботчиком, поэтому создаваемая в итоге модель не пере­гружается излишними данными.

Основные элементы и понятия ЮЕРО

В основе методологии лежат четыре основных понятия. 1. Понятие функционального блока (АсШИу Вох). Функциональный блок графически изображается в виде прямоугольника и олицетворяет собой некоторую конк­ретную функцию в рамках рассматриваемой системы. Каждая из четырех сторон функционального блока име­ет свое определенное значение (роль), при этом:

верхняя сторона имеет значение «Управление» (СогМго1);

левая сторона имеет значение «Вход» (1прШ);

правая сторона имеет значение «Выход» (ОМри1);

нижняя сторона имеет значение «Механизм» (Ме- сНатзт).

Управление

Выход

Механизм

Рис. 1. Функциональный блок

Каждый функциональный блок в рамках единой рас­сматриваемой системы должен иметь свой уникальный идентификационный номер.

2. Понятие интерфейсной дуги (Аггош). Другое назва­ние интерфейсных дуг— «потоки», или «стрелки». При помощи интерфейсной дуги отображается элемент систе­мы, который обрабатывается функциональным блоком или оказывает иное влияние на функцию, отображенную дан­ным функциональным блоком. Графически интерфейсные дуги отображаются как однонаправленная стрелка. Каж:- дая интерфейсная дуга должна иметь свое уникальное наи­менование (Аггоы ЬаЪе1). С помощью интерфейсных дуг отображают различные объекты, в той или иной степени определяющие процессы, происходящие в системе. Таки­ми объектами могут быть элементы реального мира (дета­ли, вагоны, сотрудники и т. д.) или потоки данных и ин­формации (документы, данные, инструкции и т. д.).

Интерфейсная дуга называется «входящей», «исхо­дящей» или «управляющей», в зависимости от того, к какой из сторон подходит данная интерфейсная дуга. При этом «источником» (началом) и «приемником» (концом) каждой функциональной дуги могут быть только функ­циональные блоки: «источником» может быть только вы­ходная сторона блока, а «приемником» — любая из трех оставшихся.

Существенным требованием стандарта является то, что каждый функциональный блок должен иметь по край­ней мере одну управляющую интерфейсную дугу и одну исходящую, ведь каждый процесс должен проходить по определенным правилам (отображаемым управляющей дугой) и выдавать определенный результат (выходящая дуга), иначе его анализ и моделирование теряют смысл.

Применительно к организационной структуре и биз­нес-процессам можно выделить пять основных видов объектов:

потоки информации (информация, устные распоряже­ния и т. д.);

ресурсы (сотрудники, станки, машины и т. д.);

материальные потоки (детали, товары, сырье и т. д.);

финансовые потоки (наличные и безналичные, инвес­тиции и т. д.);

потоки документов (коммерческие, финансовые и орга­низационные документы).

Составляя модель, необходимо учесть, что входящими и исходящими интерфейсными дугами могут отображаться все виды объектов, управляющими — только относящиеся к потокам документов и информации, а дугами-механизма­ми — только ресурсы. Одно из главных отличий стандарта ЮЕРО от других методологий — обязательное наличие уп­равляющих интерфейсных дуг.

3. Понятие декомпозиции (БесотрозИюп). Примене­ние декомпозиции позволяет представлять модель систе­мы в виде иерархической структуры отдельных диаграмм, что делает ее менее перегруженной и легко усваиваемой. Модель 1ИЕР0 всегда начинается с представления систе­мы как единого целого — одного функционального блока с интерфейсными дугами, выходящими за пределы рас­сматриваемой области. Такая диаграмма с одним функ­циональным блоком называется контекстной диаграммой и обозначается идентификатором «А-0». В пояснитель­ном тексте к контекстной диаграмме указывается цель (Ригрозе) построения диаграммы в виде краткого описа­ния и зафиксирована точка зрения (УгеюротЬ).

Почему важно указать цель диаграммы? Дело в том, что цель определяет уровень рассмотрения описывае­мой системы, на котором необходимо фокусироваться в первую очередь. Так, при моделировании бизнес-про­цессов с целью их автоматизации необходим один уро­вень рассмотрения, а при моделировании бизнес-про­цессов той же организации, но уже для оптимизации логистических цепочек — другой. Соответственно, по­лученные модели для бизнес-процессов одной органи­зации будут отличаться друг от друга. Точка зрения определяет основное направление развития модели и уровень необходимой детализации. Четкое фиксирова­ние точки зрения позволяет разгрузить модель, отка­завшись от детализации и исследования отдельных эле­ментов, не являющихся необходимыми, исходя из выб­ранной точки зрения на систему. Правильный выбор точки зрения существенно сокращает временные зат­раты на построение конечной модели.

Функциональный блок, отображающий в контекст­ной диаграмме систему как единое целое, подвергается в процессе декомпозиции дальнейшей детализации на дру­гой диаграмме. Получившаяся диаграмма второго уров­ня содержит функциональные блоки, отображающие глав­ные подфункции функционального блока контекстной диаграммы, и называется дочерней (СЫН <Иа§гат) по отношению к нему (каждый из функциональных блоков, принадлежащих дочерней диаграмме, соответственно на­зывается дочерним блоком — СЫМ Вох).

Аналогично функциональный блок — предок называ­ется родительским блоком по отношению к дочерней диаг­рамме (РагеЫ Вох), а диаграмма, к которой он принадле­жит, —родительской диаграммой (РагеШ Игадгат). Каж­дая из подфункций дочерней диаграммы может быть далее детализирована путем аналогичной декомпозиции соответ­ствующего ей функционального блока. При этом выполняя декомпозицию функционального блока, все интерфейсные дуги, входящие в данный блок или исходящие из него, не­обходимо зафиксировать и на дочерней диаграмме, чтобы сохранить структурную целостность ЛЖРО-модели.

Каждый блок имеет свой уникальный порядковый номер на диаграмме (цифра в правом нижнем углу пря­моугольника), а обозначение под правым углом указыва­ет на номер дочерней для этого блока диаграммы. Если такого обозначения нет, то декомпозиции для данного блока не существует.

Часто бывают случаи, когда отдельные интерфейсные дуги не имеет смысла продолжать рассматривать в до­черних диаграммах ниже какого-то определенного уров­ня в иерархии, или наоборот — отдельные дуги не имеют практического смысла выше какого-то уровня. Напри­мер, интерфейсную дугу, изображающую «деталь» на входе в функциональный блок «Обработать на токарном станке» не имеет смысла отражать на диаграммах более высоких уровней — это будет только перегружать диаг­раммы и делать их сложными для восприятия. С другой стороны, иногда возникает необходимость избавиться от отдельных «концептуальных» интерфейсных дуг и не детализировать их глубже некоторого уровня.

Для облегчения восприятия диаграммы в стандарте ШЕР0 используется понятие туннелирования. Туннель применяется, когда отдельные интерфейсные дуги не име­ет смысла продолжать рассматривать в дочерних диаг­раммах ниже какого-то определенного уровня в иерар­хии, или наоборот — отдельные дуги не имеют практи­ческого смысла выше какого-то. уровня. Обозначение «туннеля» (Аггои) ТиппеГ) в виде двух круглых скобок вокруг начала интерфейсной дуги означает, что эта дуга не была унаследована от функционального родительско­го блока и появилась (из «туннеля») только на этой диаг­рамме. В свою очередь, такое же обозначение вокруг конца (стрелки) интерфейсной дуги в непосредственной близос­ти от блока-приёмника означает, что в дочерней по отно­шению к этому блоку диаграмме эта дуга отображаться и рассматриваться не будет. Например, если отдельные объекты и соответствующие им интерфейсные дуги не рассматриваются на некоторых промежуточных уровнях иерархии — в этом случае они сначала «погружаются в туннель», а затем, при необходимости, «возвращаются из туннеля».

4. Понятие «глоссарий» (С1озвагу). Это понятие под­разумевает создание и поддержание набора соответствую­щих определений, ключевых слов, повествовательных из­ложений и т. д. для каждого из элементов ШЕРО: диаг­рамм, функциональных блоков, интерфейсных дуг. Эти определения характеризуют объект, отображенный дан­ным элементом. Набор определений называется глоссари­ем и является описанием сущности данного элемента. Например, для управляющей интерфейсной дуги «распо­ряжение об оплате» глоссарий может содержать перечень полей соответствующего дуге документа, необходимый на­бор виз и т. д. Глоссарий дополняет наглядный графичес­кий язык, снабжая диаграммы необходимой дополнитель­ной информацией.

Принципы построения /ДЕЕО-диаграмм: ограниче­ние сложности. Для того чтобы ограничить перегружен­ность /ДЕЕО-модели сложной, концентрированной инфор­мацией и сделать их удобочитаемыми, в стандарте ЮЕРО используются следующие ограничения сложности:

1)         количество функциональных блоков на диаграмме ог­раничивается тремя-шестью. Верхний предел (шесть) заставляет разработчика использовать иерархии при описании сложных предметов, а нижний предел (три) гарантирует, что на соответствующей диаграмме дос­таточно деталей, чтобы оправдать ее создание;

2)         количество подходящих к одному функциональному блоку (выходящих из одного функционального бло­ка) интерфейсных дуг ограничивается четырьмя.