1.1.    Цели и задачи проекта оптимизации расходов на персонал

Задачи оптимизации бизнес-процессов, оргструктуры, как правило, слишком сложны, поэтому для их решения недостаточно использовать стандартные процедуры при­нятия решений в организации. Для разработки и реали­зации проекта оптимизации потребуется использовать знания и опыт многих экспертов и менеджеров организа­ции, сформировав «рабочую группу».

Основными задачами рабочей группы в сфере сни­жения расходов на персонал становятся:

подготовка на основе комплексного анализа рабочих процессов решения по избавлению от ненужных и дуб­лирующих функций (цель — соответствующее сокра­щение персонала);

подготовка мер повышения производительности тру­да с учетом анализа рабочей нагрузки на персонал (цель — соответствующее сокращение персонала);

выработка предложений по изменению организаци­онной структуры (цель — сокращение персонала и по­вышение способности организации адаптироваться к изменениям);

реализация этих планов.

Проект снижения расходов на персонал — часть об­щей программы снижения издержек организации. Поэто­му рабочая группа учитывает возможную переориентацию компании на другой сегмент рынка или концентрацию на профильной деятельности. Например, продажа непрофиль­ных активов может позволить высвободить часть обслу­живающего персонала, а сокращение арендуемых площа­дей позволит уволить часть технического персонала.

Первоочередной мерой для резкого сокращения из­держек становится снижение фонда оплаты труда. При этом необходимо учесть, что помимо снижения издержек перед организацией стоит и задача сохранения уровня продаж и их роста в будущем. Сокращая ФОТ, вместо равномерного снижения зарплат во всех подразделениях целесообразно провести сокращение размера оплаты тру­да основной массы сотрудников и точечное повышение зарплаты ключевых работников с целью материального стимулирования «точек роста», а также использования части ФОТ сокращаемых сотрудников для стимулирова­ния повышения производительности труда остальных работников. Механизм исполнения решения о сокраще­нии размеров оплаты труда зависит от структуры зара­ботной платы, при этом необходимо учесть возможность сокращения ФОТ за счет оптимизации налогов.

Дополнительной задачей создаваемой рабочей груп­пы становится курирование проектов оптимизации биз­нес-процессов и автоматизации, ведущих к повышению производительности труда и сокращению численности. Однако не менее важная цель автоматизации — повыше­ние эффективности менеджмента организации: монито­ринг и анализ себестоимости, управление денежными потоками, планирование и прогнозирование выручки для обеспечения оборотными средствами в условиях сокра­щения кредитных ресурсов, оптимизация расчетов с кли­ентами и поставщиками, логистика складских запасов.

Автоматизированный кадровый учет и учет расходов на оплату труда включается в интегрированную систему поддержки принятия решений, объединяющую снабже­ние, производство, склад, коммерческую службу и пла­ново-экономическую службу. Цель — обеспечение руко­водителя необходимой актуальной управленческой инфор­мацией. Это позволит снижать издержки за счет более эффективного использования ресурсов и быстро адапти­роваться к изменениям, что особенно важно в условиях кризиса. Поэтому еще одной задачей рабочей группы ста­новится совершенствование бизнес-коммуникаций как между подразделениями, так и внутри подразделений (с целью оперативности принятия решений, точного пла­нирования и прогнозирования денежных потоков, сохра­нения и повышения уровня продаж).

Результатом реализации проекта оптимизации в час­ти изменения организационной структуры может стать уменьшение количества структурных подразделений и их переподчинение с соответствующим сокращением числен­ности аппарата управления. Другим вариантом сокраще­ния расходов на оплату труда может быть выделение вспо­могательных структурных подразделений в качестве са­мостоятельных юридических лиц с выходом на рынок услуг внешним потребителям или передача некоторых функций аутсорсинговым компаниям. Помимо сокраще­ния расходов на персонал это даст дополнительный эф­фект хеджирования рисков, улучшение бизнес-показате­лей основного производства для облегчения кредитова­ния в будущем.

Повышение напряженности труда сотрудников может потребовать полной вовлеченности сотрудников в рабо­ту, что вызывает необходимость изменения корпоратив­ной культуры организации. Для использования жестких методов работы с персоналом: повышения нагрузки, со­кращения расходов на персонал, дисциплинарных взыс­каний и наказаний «рублем» — иногда может быть необ­ходима смена парадигмы организационной культуры в сторону большего авторитаризма. При этом основной за­дачей лидера организации во внутрикорпоративных ком­муникациях будет — донести до работников образ буду­щего организации и вселить уверенность в способность команды этот образ реализовать. В этом случае жесткие меры будут понятны сотрудникам.

Вот основные задачи, которые рабочей группе будет необходимо выполнить для реализации цели оптимиза­ции расходов на персонал.