6.1.  Автоматизация бизнес-процессов

С чего стоит начинать автоматизацию бизнес-процес­сов? Ответ не так очевиден. Если целью автоматизации является повышение производительности труда и эффек­тивности управления организацией, то начать стоит с вопроса: а какие именно бизнес-процессы стоит автома­тизировать? Зачастую, начиная автоматизацию процес­сов, организация «перескакивает» этап их анализа и пе­репроектирования и сразу приступает к автоматизации, опираясь либо на опыт ТТ-подразделения, либо на стан­дартные решения разработчика 7Т-продукта. В результа­те внедрения новой /Т'-системы вместо ускорения приня­тия решений или уменьшения численности персонала организация встает перед проблемой увеличения издер­жек (так как ускорены и автоматизированы неэффектив­ные бизнес-процессы, кроме того, возникли дополнитель­ные затраты на эксплуатацию /Т-продукта, да и числен­ность штатных программистов, сопровождающих этот продукт, возросла, соответственно вырос и фонд оплаты труда). В итоге организации все равно приходится воз­вращаться к этапу перепроектирования процессов, толь­ко затраты времени и средств оказываются значительно большими, так как большую часть работы приходится делать заново.

С чего стоит начинать перепроектирование бизнес- процессов? С их описания? Ответ тоже не так очевиден. В условиях динамичной внешней среды выживают те компании, менеджеры которых способны принимать бы­стрые и взвешенные решения. В условиях сложной внеш­ней среды существует больше факторов, которые надо учитывать при принятии решений, «ручной» анализ их крайне затруднен.

Помимо автоматизации бизнес-процессов, их описа­ние можно использовать и для регламентации деятель­ности структурных подразделений, и для оптимизации бизнес-процессов, т. е. для реализации организационных изменений, затрагивающих интересы самих структурных подразделений. Поэтому для запуска процесса описания бизнес-процессов и его эффективной реализации необхо­дима «политическая воля». Инициирующий этот процесс IТ-директор становится «политической» фигурой и нуж­дается в поддержке со стороны собственника или топ-менежеров организации. Поэтому для начала стоит, на­пример, «заразить» идеей описания бизнес-процессов компании генерального директора. Если это удалось, можно приступать. Но с чего начать? Во-первых, необхо­димо определить цели проекта. Помимо основной цели оптимизации бизнес-процессов, их описание может слу­жить регламентации бизнес-процессов компании, транс­ляции бизнес-технологий вновь открывающимся подраз­делениям при расширении бизнеса, внедрению системы менеджмента качества.

Единое хранилище данных и автоматизация анали­тической работы. Один из способов повышения опера­тивности и эффективности управления организацией — создание 1Т-инструмента, объединяющего разрозненные базы данных (например, систему бухгалтерского учета, кадрового учета) и источники информации о текущей де­ятельности организации в одном месте. Таким образом, решаются задачи оперативного, быстрого, удобного по­лучения полной информации именно в том формате, ко­торый нужен менеджеру для принятия решений.

Например, для анализа эффективности работы продав­цов региональной сети необходимо знать, насколько ак­тивно продаются продукты организации в разных регио­нах и отделениях, какие продукты пользуются большим спросом, а какие — меньшим и что необходимо предпри­нять для улучшения ключевых показателей эффективно­сти. Традиционный подход к решению этой задачи — зал-' росить информацию по каждой точке продаж, обработать ее и представить в удобном для восприятия виде, что обыч­но занимает несколько дней. Единое хранилище данных и /Т-инструмент автоматизации аналитической работы позволяют проделать эту работу за несколько минут. Кроме экономии времени возрастает качество работы — значительно уменьшается количество ошибок, вызванных человеческим фактором. Повышается оперативность, гиб­кость управления, кроме того, принимаемые решения ока­зываются более подготовленными в отличие от традици­онного «интуитивного» принятия решений. Автоматиза­ция аналитической работы позволяет высвободить часть персонала структурных подразделений, занятых сбором и анализом информации.