2.3.  Выявление второстепенных и дублирующих функций

Разработка модели бизнес-процессов при помощи ме­тодологии ЮЕРО позволяет наглядно и эффективно ото­бразить модель деятельности организации в нужном раз­резе. При этом построение модели осуществляется с пря­мой помощью сотрудников различных подразделений с учетом специфики каждого подразделения. Обучив со­трудников основным принципам ЮЕРО и навыкам рабо­ты с соответствующими прикладными программами, мож­но без привлечения внешних консультантов создать ЮЕР- диаграммы деятельности структурных подразделений организации силами сотрудников этих подразделений. Алгоритм работы может быть таким.

1.         Ключевые эксперты каждого структурного подраз­деления отвечают на следующие вопросы:

—         Что поступает в подразделение «на входе»?

—         Какие функции и в какой последовательности вы­полняются в рамках подразделения?

—         Кто является ответственным за выполнение каж­дой из функций?

—         Чем руководствуется исполнитель при выполнении каждой из функций?

—         Что является результатом работы подразделения (на выходе)?

«Черновик» диаграммы согласовывается с другими специалистами и руководителем внутри подразделения.

2.         Затем черновики собираются рабочей группой по оптимизации бизнес-процессов в «черновую модель» орга­низации. Дорабатывая «черновую модель», группа увя­зывает все входные и выходные элементы, фиксирует все неувязки отдельных диаграмм и их спорные места.

3.         После этого модель вновь проходит через функцио­нальные подразделения организации для дальнейшего со­гласования и внесения необходимых корректив. В резуль­тате при минимальных затратах ресурсов и времени мож­но получить ШЕРО-ыоделъ организации по принципу «Как есть».

Преимущество этой модели в том, что она представ­ляет организацию с позиции сотрудников, которые в нем работают и досконально знают все нюансы, в том числе неформальные. В дальнейшем эта модель передается на анализ и обработку в рабочую группу по оптимизации бизнес-процессов, члены которой занимаются поиском «узких мест» в управлении организацией и оптимизаци­ей основных бизнес-процессов, трансформируя модель «Как есть» в соответствующее представление «Как долж­но быть». На основании этих изменений рабочая группа формирует план мероприятий по оптимизации оргструк­туры и бизнес-процессов, повышению эффективности системы управления.

Критерий оценки результатов описания бизнес-процес­сов — насколько реализация этого проекта способствует повышению эффективности управления организацией:

» повышение прозрачности работы организации, «понят­ности» для руководителя бизнес-процессов компании;

закрепление зон ответственности структурных подраз­делений, руководителей и отдельных специалистов;

повышение эффективности взаимодействия структур­ных подразделений.