Додатки

 

Перелік додатків до Розділу 5

 

5.1.      Схеми документообігу в установі

5.2.      Зразок оперограми руху внутрішніх розпорядчих документів

5.3.      Акт про відсутність вкладень в конверті

5.4.      Промірний перелік видів документів, що не підлягають реєстрації

5.5.      Перелік видів документів і кореспондентів для індексування

5.6.      Журнал реєстрації вхідних документів

5.7.      Журнал реєстрації вихідних документів

5.8.      Реєстраційно-контрольна картка та порядок її заповнення

5.9.      Перелік метаданих електронного службового документа

5.10.    Характеристика підсистем автоматизації діловодства

5.11.    Функції систем автоматизації діловодства

5.12.    Основні етапи роботи автоматизованих систем діловодства

5.13.    Системи електронною документообігу та діловодства

5.14.    Звіт про обсяг документообігу

5.15.    Приклади надсилання кореспонденції по Україні та за кордон.

5.16.    Примірний перелік індексів керівного складу.

5.17.    Перелік акредитованих центрів сертифікації ключів, з якими ДПС України укладено договір для подання податкової звітності платниками податків із застосуванням електронною цифрового підпису

5.18.    Строки виконання основних документів.

5.19.    Зведення про виконання документів.

5.20.    Перелік документів, не виконаних у встановлений строк.

Додаток 5.1.

 

Схеми документообігу в установі

 

А. Документообіг в установі без структурних підрозділів

 

C:\temp\FineReader12.00\media\image13.png

 

Б. Документообіг в установі зі структурними підрозділами

 

C:\temp\FineReader12.00\media\image14.png

 

 

Додаток 5.2

 

Зразок оперограми руху внутрішнього розпорядчого документу

 

C:\temp\FineReader12.00\media\image15.png

 

 

 

 

 

Додаток 5.3

Додаток 5.4

 

ПРИМІРНИЙ ПЕРЕЛІК

видів документів, що не підлягають реєстрації службою діловодства*

 

1.        Графіки, наряди, заявки, рознарядки.

2.        Зведення та інформація, надіслані до відома.

3.        Навчальні плани, програми (копії).

4.        Рекламні повідомлення, плакати, програми нарад, конференцій.

5.        Прейскуранти (копії).

6.        Норми витрати матеріалів.

7.        Вітальні листи і запрошення.

8.        Друковані видання (книги, журнали, бюлетені).

9.        Наукові звіти за темами.

10.       Місячні, квартальні, піврічні звіти.

11.        Форми статистичної звітності.

12.        Договори.

* Документи, зазначені у пунктах 1,3,8- 12, підлягають спеціальному обліку у відповідних структурних підрозділах установ (бухгалтерській службі, кадровій службі, бібліотеці, службі науково-технічної інформації).

 

 

Додаток 5.5

ПРИМІРНИЙ ПЕРЕЛІІК

видів документів за кореспондентами

для індексування при реєстрації

 

1.      Закони і постанови Верховної Ради України.

2.      Доручення та листи Верховної Ради України.

3.      Укази і розпорядження Президента України.

4.      Документи Адміністрації Президента України.

5.      Постанови та розпорядження Кабінету Міністрів України.

6.      Протоколи та виписки з протоколів засідань КМУ.

7.      Запити, звернення та листи народних депутатів.

8.      Накази та рішення міністерств та відомств України.

9.      Розпорядження та вказівки місцевих органів державної влади.

10.  Переписка з органами масової інформації

11.  Договори з міжнародними організаціями.

12.  Запити та переписка з громадськими організаціями.

13.  Переписка з навчальними закладами

14.  Переписка з об’єднаннями, корпораціями, асоціаціаціями, підприємствами та організаціями інших галузей.

15.  Запити правоохоронних органів.

16.  Переписка з проектними організаціями.

 

Додаток 5.6.

 

Журнал реєстрації вхідних документів

 

Дата

надходження та індекс документа

Кореспондент, дата та Індекс одержаного документа

Короткий

зміст

Резолюція або відповідальний виконавець

Підпис особи, яка отримала документ

Відмітка

про

виконання

документа

1.

2

3

4

5

6

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

У разі потреби журнал може доповнюватись додатковими графами.

 

 

Додаток 5.7.

Журнал реєстрації вихідних документів*

 

Дата та індекс документа

Кореспондент

Короткий

зміст

Відмітка про виконання документа

1

2

3

4

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

* У разі потреби

Додаток 5.8

 

 

Продовження додатку 5.8.

 

ПОРЯДОК

заповнення реквізитів реєстраційно-контрольної картки

 

Реквізити

Пояснення до заповнення

Назва виду документа

заповнюється відповідно до назви документа, що реєструється. Під час реєстрації листів графа не заповнюється

Автор

(кореспондент)

під час реєстрації документа, що надійшов, зазначаються найменування установи (особи) - автора документа. Під час реєстрації документа, що надсилається, зазначається найменування установи (особи) - кореспондента. Допускається застосування скороченого найменування установи

Дата документа

дата, що проставляється на документі установою - автором, переноситься на реєстраційно-контрольну картку (далі - картка) з використанням цифр у такій послідовності: число, місяць, рік (число і місяць зазначаються двома парами арабських цифр, рік - чотирма арабськими цифрами)

Індекс документа

індекс, присвоєний документу установою - автором, переноситься на картку з документа, що надійшов або надсилається

Дата надходження

дата надходження документа до установи переноситься на картку з реєстраційного штампа

Індекс

індекс, присвоєний вхідному документу установою - одержувачем, переноситься під час реєстрації надходження на картку з реєстраційного штампа. Після виконання документа доповнюється номером справи за номенклатурою справ або іншими індексами

Заголовок документа або короткий зміст

переноситься заголовок, сформульований на документі. У разі відсутності заголовка на документі він формулюється відповідно до правил

Резолюція

переноситься на картку з документа основний зміст доручення, прізвище автора і дата резолюції

Відповідальний

виконавець

прізвище, ініціали відповідального виконавця переносяться з резолюції, у разі потреби зазначається номер телефону

Строки виконання

проставляється число, місяць, рік (число і місяць зазначаються двома парами арабських цифр, рік - чотирма арабськими цифрами). Під час реєстрації ініціативного документа, що надсилається, проставляється очікувана дата надходження відповіді

Позначка про виконання

короткий запис того, як вирішено питання по суті, або дата та індекс документа-відповіді

 

Додаток 5.9.

 

Перелік метаданих електронного службового документа

а) Назва документа або його заголовок.

б) Опис або короткий виклад тексту.

в) Дата створення.

г) Дата і час передання та отримання.

д) Вид службового документа — вхідний, вихідний, внутрішній.

е) Дані про автора (із співавторами).

з) Дані про відправника (із його/її належністю до організації).

і) Дані про одержувача (із його/її належністю до організації).

к) Дані про форму носія інформації.

л) Позначення документа згідно схеми класифікації.

м) Зв’язки зі спорідненими службовими документами.

н) Зазначення сфери ділової діяльності, з якої документ долучено.

о) Програмне забезпечення та версію, за якими документ долучено.

п) Стандарт, з яким узгоджується структура службового документа.

р) Шаблони, необхідні для пояснення структури документа.

с) Умови доступу до документної інформації.

т) Терміни зберігання документа.

у) Додаткова необхідна інформація про контекст документа.

 

 

Додаток 5.10.

 

Характеристика підсистем автоматизації діловодства

 

п\п

Назва

підсистем

Короткий опис змісту функцій

1.

Системи обробки  зображень документів

Призначені для введення, обробки, зберігання і пошуку графічних образів документів на паперових носіях. Застосовуються в організаціях з великим обсягом документообігу. Технічне забезпечення цих систем вміщує високошвидкісні сканери та документні контролери, які виконують швидку і високоефективну компресію і декомпресію документів, та бібліотеки-автомати на базі оптичних нагромаджувачів з автоматичним поданням дисків. Зразки документів знаходяться на сервері зображень, їх можна проглядати на робочих станціях- клієнтах

2.

Системи

оптичного

розпізнавання

символів

Дають можливість отримувати електронні копії документів з друкованих аркушів чи з документів, надісланих факсом. Для підвищення точності розпізнання тексту системи повинні виконувати ряд перевірок підсумкового документа, наприклад, здійснювати частотний аналіз і порівнювати частоту появи певного символу в тексті з частотою його появи мовою оригіналу, а також знаходити неправильне розташування символів, виходячи з правил орфографії

3.

Системи

управління

документами

Призначені для автоматизації, пошуку і управління електронними документами різних форматів, у тому числі і їх зображеннями. Сучасні системи управління документами дають можливість: виконувати індексування документів; вести повнотекстовий пошук за ключовими словами; управляти конфігурацією документів з встановленням взаємозв’язків між окремими структурними компонентами; ансамблювати документ, тобто об’єднувати всі частини складного документа для подальшого відображення на екрані; організовувати доступ до документа незалежно від місця його зберігання; управляти документами за допомогою ключових компонентів (найменувань розділів), здійснювати багаторівневий захист даних, що відкриває доступ до документа лише окремим користувачам або ж встановлює обмежений доступ, наприклад «лише для сканування»; проводити адміністрування обліку і архівування, організацію видачі та повернення документів, вести контроль за наявними версіями та їх розсиланням

4.

Програмне забезпечення робочих груп

Призначене для установ, працівникам яких за характером своєї діяльності необхідний постійний обмін документами з виконанням завдань збереження, перегляду і сумісного використання. Основними функціями програмного забезпечення робочих груп можуть бути електронна пошта, підтримка відеоконференцій (нарад), управління зображеннями документів, їх маршрутизація та календарне планування

5.

Системи

автоматизації

діловодних

процесів

Призначені для створення прикладних систем колективної обробки документів у процесі виконання конкретних бізнес- процесів. Документі потоки на підприємстві мають бути пристосовані до існуючих бізнес-процесів і регламенту їх взаємодії.

 

Додаток 5.11

 

Функції систем автоматизації діловодства

 

п\п

Назва функції

Короткий опис змісту функції

1.

«Довідники

класифікатори»

Дозволяє здійснювати адаптацію системи до особливостей роботи певної установи. Використання довідників істотно полегшує роботу користувачів із системами, забезпечує застосування раніше введених значень і тим самим дає змогу виключати «рутинні» повторні операції введення одноманітної інформації.

До довідників-класифікаторів можуть бути занесені такі дані: назви підрозділів; прізвища посадових осіб; види (групи) документів; організації-кореспонденти; користувачі; громадяни; номенклатури справ; тематичний рубрикатор; грифи доступу; сукупність тек користувача; види доставки; типи реєстрів; стандартні списки розсилання; типи файлів; стандартні тексти; ключові слова; типи дій з документом. Можуть бути передбачені рівні доступу «Загальний», «Конфіденційний» і «Секретний».

2.

Довідник «Типи дій»

Описує типи дій, які виконуються з документами в установі, і включає такий набір:

3.

 

-  назва дії (ознайомлення, з’ясування суті, накладення резолюції, підписання);

-  стан очікування — статус, якого набуває документ після визначення подальших дій з ним (на підпис, на резолюцію, для ознайомлення);

-  стан виконання (відмова — статус, якого набуває документ після завершення певної дії: підписаний/непідписаний).

4.

«Види документів що використовуються в системах»

Містить дані про вхідні і вихідці документи, внутрішню кореспонденцію, письмові звернення та скарги громадян.

5.

«Реєстраційні реквізити документів»

Дає можливість заносити реквізити документа, ідентифікувати його і здійснювати над ним відповідні подальші дії. Додатково надається можливість занесення резолюцій і відповідних позначок

6.

«Ведення резолюцій і контроль виконання»

Забезпечує введення тексту резолюції з зазначенням прізвища (керівника), терміну передачі документа для виконання, строку та фактичної дати виконання, прізвища відповідального виконавця та співвиконавців (список), а також тексту звіту про виконання.

7.

«Організація пошуку документів»

Допомагає здійснювати пошук: за реквізитами РК (дані: група документів, дата надходження, короткий зміст, тематичний рубрикатор, критерії пошуку вхідних і вихідних документів); за реєстраційними номерами (дані: вид документа, вихідний номер, рік); за резолюціями (дані: дата, автор, виконавець, тип резолюції).

8.

«Формування звітів»

Передбачає підготовку необхідних зведень щодо виконання документів

9.

«Формування документів у справи»

Дає можливість здійснювати формування документів у справи з відповідною відміткою в РК. При цьому список реквізитів може вміщувати:

 

 

 

Додаток 5.12

 

Основні етапи роботи автоматизованих систем діловодства

 

п\п

Найменування

етапу

Характеристика етапів роботи автоматизованих систем діловодства

1.

Реєстрація

документів

На етапі реєстрації за допомогою матричного принтера штрих-коду в службову зону першого аркуша документа заноситься інформація про реєстраційний номер, вид документа, час реєстрації, найменування організації, яка направила документ. Одночасно з цим автоматично створюється електронна реєстраційно-контрольна картка (ЕРКК), в якій зазначається група, вид документа та посилання в разі потреби на інший документ. Механізм групування документів з певного питання дає можливість оперативно одержувати довідку щодо виконання будь-якого 3 них

2.

Попередній

розгляд

документа

Цей етап полягає в скануванні його тексту за допомогою ручного сканера штрих-коду. При цьому автоматично активізується ЕРКК, в яку вводиться інформація про конкретний термін виконання і тематику документа. Відповідно до обраної тематики документ автоматично адресується у відповідний підрозділ установи для розгляду, виконання чи погодження

3.

Заповнення

реєстраційної

картки

В електронну реєстраційно-контрольну картку вводиться інформація про реєстраційні атрибути кореспондента й короткий зміст документа. На основі сформованої ЕРКК автоматично роздруковується паперова реєстраційно-контрольна картка для подальшої передачі безпосередньому виконавцю

4.

Доставка документа в підрозділ

Залежно від рівня автоматизації в установі даний етап може бути як повністю автоматизованим, так і супроводжуватися паперовими документами. Працівник електронної канцелярії групує документи, перевіряє їх комплектність і наявність додатків. У випадку нанесення на паперовий документ резолюції керівника працівник канцелярії сканує її за допомогою оптичного олівця, проводячи ним по рядках тексту доручення та дати розгляду документа. Розпізнаний за допомогою відповідної програми текст автоматично переноситься у відповідні графи ЕРКК. Подібним чином за допомогою оптичного олівця скануються і переносяться до ЕРКК позначки на берегах документа та інша необхідна документальна Інформація. Для підрозділів, які не мають автоматизованих робочих місць, службові документи роздруковуються й передаються виконавцю разом з інформаційним листком і розпискою про отримання документа.

5.

Отримання документа і його

опрацювання

Отримавши паперовий документ, виконавець сканує нанесений на ньому штрих-код. Система автоматично закріплює документ за підрозділом, вводить інформацію про виконавця й забезпечує контроль виконання документа згідно з дорученнями в резолюції керівника. Якщо ж документ передано виконавцю в електронній формі, то система автоматично виконує весь процес самостійно. При цьому підсистема повідомлень своєчасно інформує виконавців і контролерів про наближення термінів виконання документа або його затримку

6.

Конвертування і відправка кореспонденції

На цьому етапі проводиться сортування і конвертування вихідної кореспонденції по адресатах. При цьому система автоматично формує такі службові документи: “реєстр пакета”, “реєстр пакетів для фельдзв’язку”, “поштовий ордер”, “ордер телеграм”. Зазначені документи мають відповідне штрих-кодове маркування, при скануванні якого активізується електронний варіант реєстру чи ордера, може бути інформація про конкретного адресата і час відправлення документації. Спеціалізована система мусить забезпечувати закінчені програмні рішення автоматизації процесів діловодства, включаючи всі стадії життєвого циклу документів від реєстрації до формування у справу. Перевагою її є універсальність, можливість застосування в будь-яких установах, високий рівень культури роботи з документами

 

 

Додаток 5.13

 

Системи електронного документообігу та діловодства

 

п\п

Найменування

продукту

Характеристика

системи

1.

iTS-Office

на

платформі Lotus Notes/ Domino

Платформу Lotus Notes/Domino випускає компанія IBM спільно з Lotus Development.

На практиці платформа має чотири функції управління інформацією: електронна пошта; спільні бази даних; керування потоком ділової інформації; робота в Інтернеті з забезпеченням повного доступу до різних служб мережі. Зазначена платформа — це водночас сервер електронної пошти, сервер додатків для роботи з документами і створення систем автоматизації ділових процедур, веб-сервер, доповнений широкими можливостями інтеграції з реляційними СУБД і системами управління ресурсами підприємств (ERP-системами)

Lotus Notes — інтегрований поштовий та інтернет-клієнт, клієнт для спільної роботи і роботи з документами, що забезпечує ще й можливості мобільної роботи користувачів

2.

Система ДОК ПРОФТМ 2.0.

Система ДОК ПРОФ 2.0 української корпорації АТЗТ «Квазар-Мікро» призначена для автоматизації процесів загального діловодства, роботи зі зверненнями громадян, контролю виконання доручень керівництва, поточної роботи з документами в структурних підрозділах організації, обробки й погодження проектів документів, ведення електронного архіву. Система має гнучкі засоби настроювання, які дають можливість реалізувати автоматизований процес діловодства та електронний документообіг у масштабах будь-якої установи зі складною організаційною структурою та територіально віддаленими підрозділами.

Запровадивши Систему служба діловодства організації має можливість зареєструвати документ будь-якого типу (лист, наказ, протокол, доручення та ін.), створити необхідні картотеки (вхідних, вихідних документів), створити відповідні електронні форми реєстраційних карток та встановити правила формування реєстраційних індексів документів. У процесі реєстрації створюється реєстраційно-контрольна картка документа (РКК), яка містить усі реєстраційні реквізити. Реєстраційний індекс документа генерується автоматично на базі встановленого правила.

Система забезпечує: заповнення берегів за допомогою оптичного олівця (ручного сканера); автоматичне заповнення полів за значеннями інших полів, які логічно пов'язані з ними (наприклад, після заповнення поля «Вид документа» автоматично заповнюються поля «Кореспондент», «Хто підписав», «Посада»). Система дає можливість створювати дерево п оси-лань між документами, що забезпечує оперативний доступ до будь-якого документа в листуванні щодо одного питання.

Після заповнення берегів РКК на першій сторінці документа відбивається штрих-код і разом з ним проставляються літеро - цифрові дані, які у звичній для користувача формі відображають інформацію про реєстраційні реквізити документа. Сканований (електронний) образ документа автоматично додається до його РКК. Крім електронного образу документа, до РКК можна додати будь-які необхідні файли (додатки). На підставі визначеної на етапі реєстрації тематики документа система автоматично направляє документ у відповідний підрозділ для виконання.

3.

Система Атлас ДОК

Система Атлас ДОК розроблена АТЗТ «Атлас» (www.atlas.ua) й являє собою складний програмно-апаратний комплекс, який відповідає вимогам до сучасних автоматизованих систем. Призначена система для автоматизації процесів контролю і організації документообігу й зорієнтована на вітчизняну модель діловодства. Система впроваджена у Державній податковій адміністрації України, Пенсійному фонді України та інших державних установах. Цей продукт насамперед може зацікавити установи, яким необхідно застосовувати формалізоване діловодство.

Основні підсистеми: реєстрація документів — реєстрація і облік документів, ведення журналів реєстрації та обліку, складання номенклатури справ; контроль виконання — постановка на контроль, перенесення терміну виконання завдань, контроль стану виконання, зняття завдань з контролю згідно зі звітами, визначення результату виконання завдань, підтримка завдань централізованого і децентралізованого рівнів, підтримка деталізованих завдань; маршрутизація об'єктів документообігу (workflow-підсистема) — маршрутизація реєстраційних карток, контрольних карток, електронних версій документів, звітів щодо виконання контрольних завдань; колективна робота — ведення електронних версій документів, потокове завантаження електронного сховища, нормативно-довідкова інформація; пошук — атрибутивний пошук об'єктів документообігу;

звітність — журнали реєстрації та обліку, контрольні картки, аналіз виконання завдань, аналітичні і статистичні довідки;

адміністрування — розмежування повноважень, управління технологічними процесами, налагодження системи

Система автоматизує такі бізнес процеси: реєстрацію вхідних і вихідних документів, а також внутрішніх документів з використанням реєстраційно-контрольних карток; підтримку версій документів; виписку (з тимчасовим блокуванням для монопольного редагування, можливо, поза офісом) і повернення документів; реєстрацію місцезнаходження паперового документа на будь-якому етапі його життєвого циклу: розгляд керівництвом, узгодження, виконання й т. ін.; здійснення контролю за своєчасним виконанням доручень керівництва; долучення документів у справу відповідно до прийнятої номенклатури; швидкий пошук необхідної Інформації за наявності руху паперових документів; одержання необхідних стандартних форм і журналів, статзвітів з документообігу; обліку попередньо зареєстрованих документів

4.

Система «ЛСКОД»

Система автоматизації процесів реєстрації, обробки, проходження й контролю виконання службової кореспонденції, внутрішніх документів і звернень громадян розрахована на використання фахівцями з діловодства в міністерствах, відомствах, інших державних установах і на підприємствах. Цей програмний продукт, забезпечує роботу як окремого інспектора-діловода, так і цілих підрозділів (канцелярії, керування справами, загального відділу)

Система автоматизує виконання таких процесів: реєстрація й обробка вхідної кореспонденції; реєстрація й обробка вихідної кореспонденції; реєстрація й обробка нормативно-розпорядчих документів; реєстрація й обробка звернень громадян; контроль виконання; робота із взаємозалежними документами; формування статистичних довідок; обробка електронних копій документів; функції електронної пошти; передання документів

5.

Система

«Megapolis™.

Документообіг»

Система «Megapolis™. Документообіг» є комплексним рішенням для побудови автоматизованих систем електронного документообігу й автоматизації ділових процесів і може успішно використовуватися в різних структурах — від комерційних компаній до державних органів влади

Система призначена для вирішення таких завдань: організація електронного архіву документів з наданням потужних пошукових засобів і механізмів стильної роботи з документами; забезпечення автоматизації складних ділових процесів в організації (workflow); організація єдиного інформаційного простору для організації з розподіленою структурою; автоматизація завдань з діловодства і контролю виконавської дисципліни — функцій реєстрації, накладення резолюцій, доведення документів до виконавців, фіксації ходу виконання, контролю виконання, автоматизація функцій ведення паперового архіву і т. ін.; організація роботи зі зверненнями громадян; формування різноманітної статистичної й аналітичної звітності

6.

Система FossDoc

Розробником системи є компанія FOSS Software, Іпс (США), — це гнучка система, яку легко пристосувати до будь-якого масштабу. FossDoc являє собою комплексне програмне рішення для автоматизації діловодства та управління бізнес-процесами як у державних установах, так і на недержавних підприємствах будь-яких розмірів і видів діяльності. Адаптацію та налагодження системи для українського споживача здійснює компанія «ФОСС-Он-Лайн» (www.foss.kharkov.ua)

3 допомогою цієї системи можна автоматизувати роботу з документами (діловодство, документообіг, зберігання і пошук документів, ведення електронного архіву документів тощо); підтримувати роботу з контрагентами установи (управління контактами з клієнтами І постачальниками, укладання договорів, обробка кореспонденції); автоматизувати роботу із замовленнями в сервісних центрах, на підприємствах масового обслуговування (планування черги замовлень, моніторинг обслуговування, формування рахунків за послуги, складання звітів)

Автоматизація бізнес-процесів здійснюється за допомогою типових рішень на базі платформи FossDoc — набору готових засобів, реалізованих на підставі об’єктної моделі FossDoc і призначених для підтримки бізнес-процесів в умовах конкретного підприємства або групи підприємств. Типове рішення зберігається в окремій базі даних платформи FossDoc, що постачається разом з додатками

 

Додаток 5.14

 

Звіт про обсяг документообіг

 

Документи

Кількість документів

оригінали

копії

усього

1

2

3

4

5

1.

Вхідні

 

 

 

2.

Вихідні

 

 

 

3.

Внутрішні

 

 

 

 

Разом

 

 

 

 

Керівник служби діловодства _________                    _________________

(підпис)                      (ініціали, прізвище)

 

 

Додаток 5.15

 

Приклади надсилання кореспонденції по Україні та за кордон

 

А.        По Україні

1.        У міста

 

 

2.        У сільську місцевість

 

 

Б. За кордон

1. До країн СНД

 

 

 

2.        До країн далекого зарубіжжя

а) кореспонденту у Словенію

 

 

 

б) кореспонденту в Англію

 

 

б) кореспонденту в США

 

 

 

Додаток 5.16

 

ПРИМІРНИЙ ПЕРЕЛІК

ІНДЕКСІВ КЕРІВНОГО СКЛАДУ

І СТРУКТУРНИХ ПІДРОЗДІЛІВ

(на прикладі навчального закладу)

 

1.  Ректор.

2.   Перший проректор.

3.   Деканати:

3.1.  Менеджменту і бізнесу;

3.2.  Інформаційних систем та технологій;

3.3.  Безпеки підприємництва.

4.   Кафедри:

4.1.  Соціально-гуманітарних дисциплін

4.2.  Права.

4.3.  Іноземних мов.

4.4.  Фінансів та банківської справи.

4.5.  Обліку, аналізу і аудиту.

4.6.  Економіки.

4.7.  Маркетингу.

4.8.  Менеджменту.

4.9.  Математичних дисциплін.

4.10.  Інформаційних систем і технологій.

4.11.  Статистики та економетрії.

5.   Юрисконсульт.

6.   Бухгалтерія.

7.   Видавництво.

8.   Відділ кадрів.

9.   Відділ ТЗН.

 

 

Додаток 5.17

 

Перелік

акредитованих центрів сертифікації ключів, з якими ДПС України укладено договір для подання податкової звітності платниками податків із застосуванням електронного цифрового підпису

 

Назва

організації

Електронна

адреса

1

Акредитований центр сертифікації ключів Інформаційно-довідкового департаменту державної податкової служби «АЦСК ІДД ДПС»

http://acskidd.gov.uа/

2

ЗАТ «ІВК»

www.ivk.org.ua

3

ТОВ «Український сертифікаційний центр»

www.ukrcc.com

4

ТОВ «Арт-Мастер»

www.masterkey.com.ua

5

ДП «Українські спеціальні системи»

www.uss.gov.ua

6

ТОВ «НВФ «Українські національні інформаційні системи»

www.unis.org.ua

7

АЦСК ДП «Головний інформаційно-обчислювальний центр Державної адміністрації залізничного транспорту України»

csk.uz.gov.ua

8

АЦСК ПАТ КБ «Приватбанк»

https://acsk.privatbank.ua/

9

ТОВ «Центр сертифікації ключів «Україна»

http://uakey.com.ua

10

ТОВ «ЮКРЕЙН ПРОПЕРТІ ГРУПП»

http://upg.kiev.ua/

 

 

Додаток 5.18

 

Перелік документів із зазначенням типових строків виконання

 

п\п

Найменування

документів

Типові строки виконання

Примітка

1.

Укази, розпорядження і доручення Президента України строк виконання завдання не визначено

Виконання здійснюється протягом 30 календарних днів з дати набрання чинності цим актом

 

2.

Запит народного депутата України

Не пізніше ніж у 15-денний строк з дня його надходження або в інший установлений Верховною Радою України строк

Якщо запит народного депутата України (депутата Верховної Ради Автономної Республіки Крим, депутата місцевої ради) з об’єктивних причин не може бути розглянуто в установлений строк, надсилається відповідно до закону письмове повідомлення суб’єктам внесення запиту

3.

Запит депутата Верховної Ради Автономної Республіки Крим

У п’ятнадцятидений строк

4.

Запит депутата місцевої ради

В установлений зазначеною Радою строк

 

5.

Звернення народного депутата України (депутата Верховної Ради Автономної Республіки Крим, депутата місцевої ради)

Протягом не більш як 10 днів з дня надходження

У разі неможливості розгляду звернення народного депутата України (депутата Верховної Ради Автономної Республіки Крим, депутата місцевої ради) в установлений строк йому повідомляють про це офіційним листом із зазначенням причин продовження строку розгляду. Строк розгляду депутатського звернення з урахуванням строку продовження не може перевищувати 30 днів з моменту його надходження

6.

Рішення Кабінету Міністрів України щодо доопрацювання проектів нормативно-правових актів

До 10 днів після розгляду проекту акта на засіданні Кабінету Міністрів України (якщо не встановлено інший строк)

 

7.

Постанови та висновки Колегії Рахункової палати

15 днів з дня реєстрації документа в установі (якщо інший строк не встановлено у документі)

 

8.

Погодження проектів актів Кабінету Міністрів України установами, яким ці проекти надіслано для розгляду

У строк, установлений їх головними розробниками

 

9.

Подання прокурора з вимогами щодо усунення порушень закону, причин та умов, що їм сприяли, притягнення осіб до передбаченої законом відповідальності, відшкодування шкоди, скасування нормативно-правового акта, окремих його частин або приведення у відповідність із законом, припинення незаконних дій чи бездіяльності посадових і службових осіб

У визначений прокурором строк, що обчислюється з дня надходження подання

 

10.

Постанова прокурора про ініціювання притягнення особи до адміністративної відповідальності

У десятиденний строк з дня її надходження, якщо інше не встановлено законом

 

11.

Запит на публічну інформацію від фізичної, юридичної особи, об’єднання громадян без статусу юридичної особи, крім суб’єктів владних повноважень (далі — запитувачі), та надання відповіді на запит на інформацію

Не більше п’яти робочих днів від дня надходження запиту

 

12.

У разі коли запит на інформацію стосується інформації, необхідної для захисту життя чи свободи особи, про стан довкілля, якість харчових продуктів і предметів побуту, катастрофи, аварії, небезпечні природні явища та інші надзвичайні події, що сталися або можуть статись і загрожують безпеці громадян

Відповідь повинна бути надана не пізніше ніж протягом 48 годин з дня надходження запиту

У разі коли запит стосується великого обсягу інформації або потребує пошуку інформації серед значної кількості даних, розпорядник інформації може продовжити строк розгляду запиту до 20 робочих днів з обґрунтуванням такого продовження. Про продовження строку розпорядник повідомляє запитувача в письмовій формі не пізніше 5 робочих днів з дня надходження запиту.

Відстрочення в задоволенні запиту допускається в разі, коли запитувана інформація не може бути надана для ознайомлення в передбачені строки у разі настання обставин непереборної сили. Рішення про відстрочення доводиться до запитувача у письмовій формі 3 роз'ясненням порядку оскарження рішення

13.

Звернення громадян

Не більше одного МІСЯЦЯ від дня їх надходження, а ті, які не потребують додаткового вивчення, — невідкладно, але не пізніше 15 днів від дня їх надходження

Якщо у місячний строк вирішити порушені у зверненні питання неможливо, керівник установи або його заступник встановлюють необхідний строк для його розгляду, про що повідомляють особі, яка подала звернення. При цьому строк вирішення питань, порушених у зверненні, не може перевищувати 45 днів.

14.

Листи-доручення і листи-запити установ вищого рівня

До зазначеного в них строку

 

15.

Телеграми, в яких порушуються питання, що потребують термінового вирішення

До двох днів, решта — протягом 10 днів

 

 

 

Додаток 5.19

 

ЗВЕДЕННЯ*

про виконання документів, що піддягають

 індивідуальному контролю, станом на _____20   р.

 

Найменування та індекс структурних

підрозділів

Документи на контролі

усього

надійшло за попередній місяць

з них

виконано

виконуються у строк

продовжено

строк виконання

прострочено

1

2

3

4

5

6

7

8

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Найменування посади керівника служби діловодства  __________           ____________

(підпис) (ініціали (ініціал імені), прізвище)

 

________________20 __ р.

 

 

Додаток 5.20

 

ПЕРЕЛІК

документів, не виконаних ____________________________________________

(найменування та індекс структурного підрозділу)

в установлений строк станом на                          20   р.**

 

Найменування

установи, що надіслала документ, номері дата документа

Короткий

зміст

Строк

виконання

Прізвище і посада виконавця

Причини невиконання в установлений строк

Стан

виконання

Очікувана

дата

виконання

1

2

3

4

5

6

7

8

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

.

 

 

 

 

 

 

 

 

* У разі потреби перелік може доповнюватися додатковими графами.

** Графи шоста, сьома і восьма заповнюються у структурному підрозділі.