5.4. Організація контролю за ходом виконання документів

 

Коло питань: основні засади контролю, завдання і порядок контролю; строки виконання документів; здійснення контролю за виконанням документів; інформаційно-довідкова робота з документами, впровадження автоматизованої форми контролю.

 

 

Основні засади контролю

 

Контроль за виконанням документів здійснюється з метою забезпечення своєчасного та належного їх виконання.

Контроль здійснюється за виконанням усіх зареєстрованих документів, у яких встановлено завдання, а також виконання яких підлягає обов’язковому контролю, за переліком документів, затвердженим керівником установи.

Обов’язково контролюється виконання завдань, передбачених у актах органів державної влади, органів влади Автономної Республіки Крим та дорученнях вищих посадових осіб, надання відповідей на запити, звернення, а також кореспонденцію Верховної Ради України, Адміністрації Президента України, Кабінету Міністрів України, розпорядчі документи та доручення керівництва установи, рішення колегіального органу установи, запити на інформацію.

Організацію контролю за виконанням завдань, визначених у актах органів державної влади, органів влади Автономної Республіки Крим та дорученнях вищих посадових осіб здійснює

перший заступник або заступник керівника установи відповідно до розподілу функціональних обов’язків.

Безпосередній контроль за виконанням документів покладається на службу контролю — спеціальний підрозділ або посадову особу, відповідальну за здійснення контролю. У структурних підрозділах безпосередній контроль за виконанням документів здійснює особа, відповідальна за діловодство.

 

 

Завдання і порядок контролю

 

Контроль виконання документів не є функцією, що виконується самостійно. Це одна з складових управлінської діяльності, а його реалізація — невід’ємний елемент менеджменту.

Чим вище рівень звітності, тим більшою є потреба точного та швидкого визначення місцезнаходження окремих службових документів. Чим більше ризиків у діловій діяльності, наприклад, безпека суспільства від впливу небезпечних хімічних речовин, тим більшою є необхідність точності та контролю у разі пошуку.

Для підвищення рівня виконавської дисципліни керівники зобов’язані:

-       поліпшувати якість підготовки управлінських рішень;

-       відмовитись від практики повторного видання наказів, постанов чи інших актів;

-       підвищити вимоги до якості підготовки та оформлення службових документів незалежно від форм носія;

-       аналізувати практику направлення на місця розпорядчих документів, завдань, доручень та їх ефективність з обговоренням результатів на оперативних нарадах;

-       впроваджувати автоматизовані форми контролю.

 

Контроль за одержанням відповідей на запити, надіслані до установ, організацій, закладів, здійснюється безпосередніми виконавцями відповідальними за підготовку відповідей на ці запити.

Працівник, якому доручено здійснювати контроль і перевірку виконання доручень, зобов’язаний:

-       встановити контакт із керівниками секретаріату і конкретним виконавцем;

-       мати оперативну інформацію про хід виконання доручень, вживати, в разі необхідності, відповідні заходи щодо забезпечення своєчасного подання підрозділами та відповідальними особами матеріалів для доповіді керівництву;

-       за неможливості виконання доручення до встановленого терміну затребувати подання від підрозділу-виконавця мотивованого рапорту про продовження строку не пізніше як за три дні до закінчення терміну його виконання.

Взяття документа на контроль здійснюється на підставі резолюції керівника установи або його заступника.

 

 

Строки виконання документів

 

Обов’язковими засобами ефективної організації роботи в управлінському апараті є досконала постановка контролю за виконанням розпорядчих документів та використанням у роботі наявної інформації.

Строки виконання документів вираховуються у календарних днях від дати підписання або затвердження для створюваних установою документів чи від дати надходження (для вхідних). Ці строки можуть бути типовими та індивідуальними.

Типові строки виконання встановлюються для окремих, найбільш масових, категорій документів відповідно до актів вищих органів законодавчої та виконавчої влади України. Перелік основних документів із зазначенням типових строків виконання наведено у додатку 5.18.

В інших випадках строки виконання документів не повинні перевищувати 10 днів. Триваліші строки виконання встановлюються для документів, більш складних за характером виконання.

Індивідуальні строки виконання встановлюються керівництвом установи (структурного підрозділу). Кінцевий строк виконання зазначається у тексті документа або резолюції.

Якщо завдання потребує термінового виконання, обов’язково зазначається конкретний кінцевий строк виконання.

Співвиконавці зобов’язані подавати пропозиції головному виконавцю протягом першої половини строку, відведеного для виконання доручення, завдання.

Індивідуальний строк виконання документа може бути змінений лише за вказівкою посадової особи, яка його встановила, а у разі її відсутності - посадової особи, яка її заміщає. У разі потреби строк виконання документа може бути продовжено за обґрунтованим проханням виконавця, яке подається не пізніше ніж за три робочих дні до закінчення встановленого строку, а щодо документа, в якому не зазначено строк, - до закінчення тридцятиденного строку від дати його реєстрації.

Пропозиція щодо продовження строку виконання завдань, визначених у постановах Верховної Ради України та актах Президента України, що надіслані Кабінетом Міністрів України, подається Секретаріату Кабінету Міністрів України відповідальною за виконання установою разом з проектом листа, адресованого відповідно керівникові Апарату Верховної Ради України чи Главі Адміністрації Президента України, за 7 днів до закінчення встановленого строку. У разі зміни строків виконання проставляються новий строк, дата і підпис. Відповідні зміни вносяться до реєстраційно-контрольної картки або банку реєстраційних даних.

Якщо документ надійшов до установи із затримкою і терміни виконання доручень минули або явно недостатні для виконання, то керівник служби, на яку покладається організація виконання документа, забезпечує домовленість з контрольними підрозділами вищої організацій, яка його надіслала, про зміну терміну виконання документа.

Якщо у вхідному документі зазначений строк, до якого передбачається одержати відповідь, його потрібно дотримуватися. Зміна строку виконання проводиться лише за вказівкою керівника в такому порядку: типові строки — прийняттям нового акта, індивідуальні — керівником, який призначив строк.

Якщо в резолюції на документі є слово «терміново», термін виконання встановлюється не більше трьох діб. За відсутності в резолюції керівника дати виконання документ виконується в термін, зазначений безпосередньо в ньому.

Продовження строку виконання має бути оформлене відразу ж після одержання документа виконавцем або не менш ніж за два-три дні до його закінчення, якщо в процесі виконання з’ясувалось, що вкластися у встановлений термін неможливо. Якщо цього не зробити, документ вважається не виконаним у строк.

Припинити виконання документів, що надійшли від державної установи, або відмінити їх виконання має право лише вища в порядку підпорядкування організація — автор документа.

Термін виконання відраховується з часу надходження документа до установи. У випадках, коли термін виконання документа закінчується в неробочий день, закінченням терміну виконання вважається наступний робочий день. Строки підготовки (оформлення), подання (відправлення) і типові строки виконання документів закріплюються інструкцією з діловодства.

 

 

Здійснення контролю за виконанням документів

 

Контроль за виконанням документів включає:

• взяття документа (доручення) на контроль, формування картотеки контрольованих документів;

•  визначення форм і методів контролю;

•  перевірку своєчасного доведення документа до виконавця;

•  попередню перевірку і регулювання ходу виконання;

•  облік, узагальнення та аналіз результатів контролю виконання документів (доручень);

•  інформування керівництва про хід і підсумки виконання документів (доручень);

• повідомлення про хід і підсумки виконання документів на оперативних зборах, засіданнях колегіальних органів;

•  зняття документів з контролю;

•  формування картотеки виконаних документів.

 

Контроль за виконанням документів з паперовим носієм. Контроль за виконанням документів з паперовим носієм може відображатись у реєстраційно-контрольних картках, додаткові примірники яких роздруковуються на ПК при взятті документів на контроль, або здійснюватись за допомогою автоматизованої інформаційної системи (бази даних).

Одночасно на лівому березі першої аркушу документа, що піддягає контролю, проставляється літера «К» або штамп КОНТРОЛЬ, після чого документ передається виконавцеві; додатковий примірник реєстраційної картки зберігається у контрольній картотеці.

Реєстраційно-контрольні картки документів, що перебувають на контролі, групуються в картотеці за строками виконання документів виконавцями або кореспондентами, групами документів (накази керівника, доручення вищих органів влади, рішення колеш тощо).

З других примірників реєстраційно-контрольної картки, формуються контрольні картотеки в структурних підрозділах.

На один контрольований документ може бути заведено кілька реєстраційно-контрольних карток, кількість яких визначається залежно від кількості виконавців або строків виконання окремих завдань, зазначених у документі.

У разі коли визначено кілька виконавців, але відповідальність покладається на одного з них, реєстраційно-контрольна картка складається тільки на відповідального виконавця.

Дані про хід виконання документа, одержані шляхом запиту по телефону або під час перевірки роботи структурного підрозділу - виконавця, вносяться до реєстраційно-контрольної картки у графу «Контрольні відмітки». При цьому попередні записи не закреслюються.

Підготовлений проект відповіді на контрольний документ або доповідна записка про наслідки виконання контрольного документа доповідаються керівництву органу разом з контрольним документом і контрольною карткою.

З контролю документ знімає керівник, який дав доручення про виконання, або особа, що виконує його обов’язки. Це засвідчується його підписом на контрольній картці.

Перевірка ходу виконання документів проводиться на всіх етапах проходження документа до закінчення строку його виконання (попереджувальний контроль за допомогою нагадувань) у такому порядку:

-        завдань на наступний рік — не рідше одного разу на рік;

-        завдань на наступні місяці поточного року—не рідше одного разу на місяць;

-        завдань на поточний місяць — кожні десять днів і за п’ять днів до закінчення строку або за запитами.

Якщо про виконання документа доповідалося керівнику установи чи його заступникові в усній формі, то в контрольній картці робиться відповідний запис в графі «контрольні відмітки» за підписом особи, яка доповідала наслідки виконання.

Проекти відповідей на документи, які є на контролі у вищих органах, подаються на підпис керівництву установи не пізніше ніж за три дні до закінчення терміну виконання.

Після виконання документ знімається з контролю. Документи вважаються виконаними і знімаються з контролю після виконання завдань, запитів, повідомлення про результати заінтересованим установам і особам або іншого підтвердження виконання.

Зняти документ з контролю може тільки керівник установи, його заступники, які встановили контрольний строк у резолюції, або за їх дорученням служба контролю. Документи з типовими строками виконання знімаються з контролю за рішенням служби контролю.

Дані про виконання документа і зняття його з контролю вносяться до рєєстраційно-контрольної картки.

Днем виконання завдань, визначених в актах органів державної влади, органів влади Автономної Республіки Крим і дорученнях вищих посадових осіб, та виконання запитів, звернень, а також кореспонденції Верховної Ради України вважається день реєстрації в установі вихідних документів про виконання завдань.

Інформація про результати виконання взятих на контроль документів узагальнюється станом на перше число кожного місяця і подається керівництву установи у вигляді зведень про виконання документів (додаток 5.19).

В установі з обсягом документообігу понад 25 тис. документів на рік, періодично, у строки, передбачені Інструкцією установи, складаються і надсилаються до структурних підрозділів - виконавців переліки документів, не виконаних у встановлений строк (додаток 5.20). Після заповнення відповідних граф переліки повертаються до служби контролю.

Контрольні картки на виконані документи повертаються до служби діловодства (секретаріатів) з відмітками про результати виконання, зняття з контролю, причин порушення терміну (якщо це мало місце) не пізніше наступного дня після виконання документа.

Контрольні картки на виконані документи розміщаються в архівній картотеці, зберігаються протягом трьох років, після чого знищуються за актом.

 

 

Інформаційно-довідкова робота з документами

 

Інформаційно-довідкова робота з документами полягає в пошуку необхідних документів з використанням реєстраційно-контрольних карток або автоматизованих банків реєстраційних даних.

У разі використання карткової форми реєстрації документів друкується необхідна кількість реєстраційно-контрольних карток, з яких складаються самостійні картотеки.

Кількість картотек в установі визначається з урахуванням рівня централізації реєстраційних і пошукових операцій, а також конкретних умов діяльності установи.

Для підвищення ефективності роботи пошукової системи службою діловодства розробляються такі класифікаційні довідники:

•  класифікатор з питань діяльності установи;

•  класифікатор видів документів;

•  класифікатор кореспондентів;

•  класифікатор резолюцій;

•  класифікатор виконавців;

•  класифікатор результатів виконання документів;

•  номенклатура справ.

Необхідність розроблення та впровадження класифікаційних довідників в установі визначається службою діловодства.

У разі запровадження системи автоматизації діловодства або системи електронного документообігу пошук конкретного документа здійснюється за реквізитами (заголовок, назва виду документа, дата прийняття, номер документа, автор документа тощо) або за контекстом (ключовим словом або фразою). Пошуковий запит може мати будь-яку комбінацію реквізитів.

 

 

Впровадження автоматизованої форми контролю

 

У сучасних установах організація документообігу та контроль за виконанням документів провадиться за допомогою комп’ютерної техніки. Автоматизований контроль за виконанням документів здійснюється за допомогою спеціальних комп’ютерних програм або є складовою системи автоматизації діловодства чи системи електронного документообігу.

Факт прийняття документа користувачем на виконання та зняття з контролю фіксується за допомогою технології штрих-кодової ідентифікації документів.

Автоматизований контроль за виконанням документів повинен передбачати автоматичне формування відомостей про їх виконання.

Автоматизований контроль за виконанням документів включає пошук необхідної інформації, який здійснюється з урахуванням вихідних, вхідних реєстраційних індексів, видів документів, дати, номера документа, виконавця, кореспондента, строку виконання, змісту тощо, надсилання виконавцю електронного повідомлення про планову дату виконання документа.

Підсумком автоматизованого пошуку є виведення шуканої інформації або повідомлення про її відсутність. Нагадування виконавцям про строки виконання, зведення стану виконання, відомості про перенесення строків, завершення виконання тощо, в разі необхідності, виводяться на друкуючий пристрій.

Основним механізмом контролю за документами є резолюція керівника, де визначено, хто та у який строк має виконати певні дії над документом. СЕДД дає можливість формувати підзвітні резолюції, при цьому користувач може бачити всі резолюції або тільки резолюцію безпосереднього керівника залежно від того, як вона настроєна. Усі користувачі автоматично одержують документи на виконання відповідно до резолюції керівника.

Користувачі можуть працювати з електронними образами документів або ж безпосередньо з документами, але при цьому може зберігатися паралельний рух паперових документів.

 

 

КОНТРОЛЬНІ ЗАПИТАННЯ

 

1.      Який взаємозв’язок між документообігом та системою?

2.      В чому полягає організування раціональної побудови документообігу?

3.      Хто дозволяє впровадження систем електронного документообігу ?

4.      Що означає долучення документів до документаційних систем?

5.      Охарактеризуйте технологічні аспекти долучення документів.

6.      Поясніть основи функціонування автоматизованих систем діловодства.

7.      Перерахуйте програмні системи автоматизації діловодних процесів.

8.      Опишіть загальний порядок проходження документів в установі.

9.      В чому полягає робота над документами у підрозділах.

10.  Поясніть застосування електронного підпису.

11.  Які завдання і порядок контролю виконання документів?

12.  Як визначаються строки виконання документів?

13.  Опишіть способи здійснення контролю за виконанням документів.

14.  В чому полягає робота над документами у підрозділах?

15.  Як може здійснюватись доставка документів до установи?

16.  В чому полягає попередній розгляд документів ?

17.  Поясніть застосування електронного підпису.

18.  Які завдання і порядок контролю виконання документів?

19.  Як визначаються строки виконання документів?

20.  Опишіть способи здійснення контролю за виконанням документів