4.3. Складання організаційних документів

 

Коло питань: особливості створення організаційних документів; підготовка положень, статутів, регламентів; складання інструкцій, розкладів; підготовка правил; укладання договорів.

 

 

Особливості створення організаційних документів

 

Організаційні документи — це документи, що закріплюють конкретні функції, права та обов’язки органів управління на тривалий час.

Організаційні документи слугують для організування, упорядкування та погодження будь-якої діяльності. Вони дозволяють створити узгоджену програму дій, об’єднати людей, підрозділи, установи для досягнення спільної мети, надаючи при цьому їх діяльності планомірний та узгоджений характер.

Таким чином, з розроблення організаційних документів розпочинається не тільки функціонування установи, але й виникає управлінська діяльність, що врегульовується за допомогою права.

До організаційних документів можна віднести: положення, статути, регламенти, інструкції, правила, розклади та певною мірою договори.

Зазначені документи розробляються висококваліфікованими спеціалістами. Цьому передує значна робота з вивчення різноманітних аспектів діяльності установи або її структурних підрозділів, а також чинного законодавства з цих питань.

 

 

Підготовка положень

 

Положення — це правовий акт, що установлює основні правила організаційної діяльності установ (органів влади), їх структурних підрозділів, а також організацій і підприємств (філій).

Складають положення переважно під час створення нових установ чи організацій. Положеннями також визначається правовий статус тимчасово створених комісій, груп, бюро тощо. Це може бути також зведення правил, що регулює певні напрями діяльності.

Положення можуть регламентувати діяльність посадових осіб. В окрему групу виділено положення, які регулюють сукупність організаційних, трудових та інших відносин з конкретного питання.

Положення бувають типові й індивідуальні.

Типові положення розробляються і, як правило, затверджуються вищими органами управління для системи установ і підприємств.

Індивідуальні положення створюються на основі типових і затверджуються керівником установи.

Положення про конкретну установу затверджується розпорядчим документом вищої організації (органу влади).

Найбільш численну групу складають положення про проведення різних конкурсів, оглядів та інших заходів. Текст положення, звичайно, складається з таких розділів:

1.  Загальні положення.

2.  Основні завдання.

3.  Функції.

4.  Права та обов'язки.

5.  Керівництво.

6.  Взаємовідносини.

7.  Майно та кошти підприємства.

8.  Виробнича та господарча діяльність.

9.  Контроль, перевірка та ревізування діяльності.

10.  Реорганізація та ліквідація.

У положенні вказуються основні та оборотні кошти, порядок придбання майна, амортизаційні відрахунки та їх призначення, прибуток, відрахунки на премії робітникам та службовцям, житловий фонд, службові приміщення, порядок використовування надлишків невикористаних обігових коштів.

Залежно від специфіки діяльності в положенні може також відображатись хід капітального будівництва, винахідництва та раціоналізації, стан матеріально-технічного забезпечення, трудовий режим, порядок розподілу житла, страхування та інше.

Підписує положення керівник установи і затверджує вища за порядком підпорядкування організація.

Типовий формуляр положення містить такі реквізити: зображення Державного герба України; назву відомства, організації,

структурного підрозділу; гриф затвердження; назву виду документа (положення); місце видання документа; реєстраційний номер документа; заголовок до тексту документа; текст документа; підпис; гриф погодження документа; візи документа.

Формуляр-зразок положення наведено в додатку 4.14.

 

 

Підготовка статутів

 

Статути — це юридичні акти, якими оформляється утворення установ, організацій чи товариств, визначаються їх структура, функції, взаємовідносини з іншими організаціями чи громадянами і правове становище у визначеній сфері державного управління або господарської діяльності.

У першому статуті, що був складений на початку VI ст. нашої ери, регламентувалось життя ченців. Його автором був італійський чернець Бенедикг Нурсійський. Тому і статут став називатись «бенедиктським», а всі монастирі, в яких дотримувались цього документу, утворили орден Святого Бенедикта.

Статут — це зведення правил, які регулюють:

а)  основи організації та діяльність підприємств і установ певної галузі господарства;

б) умови створення, склад, будову та діяльність конкретного підприємства, організації або установи, певної галузі чи сфери управління;

с) конкретну сферу діяльності установи і таке інше.

 

Статут включає такі реквізити:

•  гриф затвердження вищою організацією або органом управління;

•  найменування виду документа (статут);

•  дату документа;

•  заголовок до тексту документа;

•  текст документа;

•  відмітка про наявність додатків;

•  гриф погодження;

•  відмітку про державну реєстрацію.

 

Звичайно, текст статуту розбивається на статті (пункти), які групуються в розділи (позначаються римськими цифрами).

Текст статуту, як правило, складається з таких розділів:

1. Загальні положення, в яких розкриваються мета, завдання, її функції, чинність статуту по об’єктах та суб’єктах і т. ін.

2.  Головна діяльність, її зміст.

3.  Планування та облік робіт.

4.  Призначення допоміжних служб.                 

5.  Взаємодія з іншими органами, аналогічними за діяльністю.

6.  Специфічні особливості діяльності.

7.  Відповідальність організації за належне виконання зобов’язань.

8.  Порядок вирішення спорів, подання претензій та інше.

9.  Звіт, звітність і контроль.

10.  Зовнішньо-економічна діяльність.

11.  Реорганізація та ліквідація.

 

Статути можуть бути типові та індивідуальні.

Типові статути розробляються для певних систем установ чи підприємств і затверджуються вищими органами держави, з’їздами громадських організацій.

Індивідуальний статут укладається для певної установи чи організації шляхом конкретизації типових статутів і затверджується вищою організацією, якій підпорядковується зазначена установа.

Зміст, формуляр статуту, порядок оформлення, погодження і затвердження такі самі, як для положення. Статут являє собою основу для розробки положення.

Статути є основою діяльності господарських, громадських, кооперативних, приватних організацій, спортивних добровільних товариств тощо.

Статути господарських організацій мають свої особливості. В цих статутах визначаються порядок вступу в організацію, права та обов’язки її членів, органи управління, порядок виборів, оплати членських внесків та ін.

Статут орендного підприємства визначає: мету і завдання підприємства, виробничо-господарську діяльність, утворення і використання коштів, створення і використання пайового фонду, членство у підприємстві, відповідальність працівників, органи самоврядування, права й обов’язки загальних зборів орендарів, права й обов’язки дирекції, права й обов’язки директора, відповідальність органів самоврядування і їхніх членів, прийняття ухвал і передавання повноважень.

Статут малого підприємства визначає:

• засновників — юридичних осіб, громадян, із зазначенням, чи підприємство є заново створеним, чи виділеним із складу діючого; завдання і функції підприємства; майно підприємства;

•  управління підприємством;

•  організацію і оплату праці;

•  звіт, звітність і контроль;

•  зовнішньоекономічну діяльність:

•  порядок реорганізації і припинення діяльності підприємства.

 

Статут колективного підприємства, статут товариства з обмеженою відповідальністю, статут акціонерного товариства складаються за тією самою схемою, що й попередні.

Гриф «ПОГОДЖЕНО» пишуть у лівому куті документа великими літерами; великими літерами у правому куті пишуть і слова «СТАТУТ ЗАРЕЄСТРОВАНО».

Рубрикація для статуту обов’язкова; нумерують не лише розділи, а й пункти у межах кожного розділу. Для текстів ділових документів властиві стандартні початки і закінчення.

Після затвердження вищою організацією статути піддягають обов’язковій реєстрації в державних органах (для товариств з обмеженою відповідальністю, приватних та малих підприємств таким органом є районна державна адміністрація за місцем вказаної юридичної адреси, яка видає підприємству свідоцтво про реєстрацію). Лише після реєстрації новостворена організація може розпочинати своє функціонування.

Формуляр-зразок статуту товариства з обмеженою відповідальністю наведено в додатку 4.15.

 

 

Підготовка регламентів

 

Регламент — це організаційно-правовий акт, який регулює організаційні та процедурні питання діяльності установ та підвідомчих підрозділів, а також організацій, що належать до сфери їх управління.

Широкого розповсюдження регламенти набули в діяльності органів місцевого самоврядування. Так, типовий регламент місцевої державної адміністрації, містить такі роздали:

•   Загальні положення.

•   Планування роботи місцевої держадміністрації.

•   Організація роботи апарату місцевої держадміністрації.

•   Кадрова робота.

•  Організація роботи з документами та контролю за їх виконанням.

•  Організація звернень громадян та проведення особистого прийому громадян.

•  Організація правового забезпечення діяльності держадміністрації.

•  Консультативні, дорадчі та інші допоміжні органи, служби і комісії місцевої держадміністрації.

•   Порядок підготовки та проведення нарад.

•  Порядок внесення та розгляду проектів розпоряджень голови місцевої держадміністрації.

•  Публічне обговорення проекту розпорядження голови місцевої держадміністрації.

•  Взаємовідносини місцевої держадміністрації з іншими органами державної влади та органами місцевого самоврядування.

Згідно зазначеного документу організована діяльність та вирішуються процедурні питання в обласних, Київській та Севастопольській міських, районних та районних у містах Києві та Севастополі державних адміністраціях.

 

 

Складання інструкцій

 

Інструкція — це зведення правил, детальні настанови, приписи керівного органу чи особи службовим особам або органам, обов’язкові для виконання.

Інструкція — підзаконний правовий акт, що видається з метою роз’яснення і визначення порядку застосування законодавчого акту, наказу міністра чи керівника іншого державного органу. В широкому розумінні цього слова — це може бути вказівка технічного порядку (правила користування механізмом чи спосіб виконання якої-небудь технічної роботи тощо)

Інструкція є документом, у якому викладено правила, що регулюють організаційні, науково-технічні, технологічні, фінансові та інші спеціальні сторони діяльності і стосунків установ, службових осіб, наприклад:

«Інструкція про порядок розробки...»,

«Інструкція про впровадження...»

 

Розрізняють відомчі й міжвідомчі інструкції.

До відомчих інструкцій належать інструкції, обов’язкові дія системи одного відомства (міністерства).

Відомчі інструкції бувають:

— посадові;

— з техніки безпеки;

— з експлуатації обладнання та ін.

Міжвідомчими називають інструкції, які видаються спільно двома або кількома організаціями різних систем. Такі інструкції обов’язкові для установ, організацій і підприємств цих систем, щодо застосування спільних постанов, рішень, розпоряджень і наказів.

Інструкція затверджується вищими органами або керівниками організацій (чи їхнім наказом із зазначенням номера та дати видання). На інструкції може бути помітка про те, що вона є додатком до розпорядчого документа.

При затвердженні інструкції розпорядчим документом у ньому встановлюється термін введення інструкції, зазначаються відповідальні виконавці, а також способи та порядок виконання тих чи інших видів робіт (відхилення від дій, передбачених пунктами інструкції, не дозволяються й кваліфікуються як порушення дисципліни).

Інструкція має такий формуляр: назва організації автора документа, назва виду документа (інструкція); гриф затвердження документа; заголовок до тексту документа; дата документа; реєстраційний індекс документа; місце видання документа; короткий зміст (заголовок до тексту документа); текст документа; посада та прізвище особи, відповідальної за її складання; підпис; візи документа.

Текст інструкції повинен мати вказівний характер, для чого вживають формулювання «повинен», «слід», «необхідно», «не дозволено».

Текст інструкції має бути стислим, точним, зрозумілим, оскільки він призначений для постійного користування. Його подають в логічній послідовності, групують за розділами, яким іноді дають підзаголовки, поділяють на параграфи (позначаються арабськими цифрами). При цьому зручніше користуватися наскрізною нумерацією.

Розділи великих за змістом інструкцій позначають римськими цифрами, а пункти – арабськими. Структуру тексту типової інструкції наведено в додатку 4.16.

Окрему групу інструкцій становлять посадові інструкції.

Посадова інструкція — це організаційно-правовий документ, у якому визначено основні завдання, обов’язки, права і відповідальність працівника при виконанні ним роботи на певній посаді. Це документ, що визначає організаційно-правове становище працівника у структурному підрозділі і забезпечує умови його ефективної праці.

Без посадової інструкції неможливо підвищувати кваліфікаційні розряди працівникам, які успішно виконують професійні чи посадові завдання та обов’язки, норми праці, творчо та сумлінно ставляться до виробничих доручень і вимог інструкції. Розробляють посадову інструкцію для певної посади, назва якої має відповідати Національному класифікатору України «Класифікатор професій» ДК 003:2010 [144].

Посадова інструкція може бути оформлена на загальному бланку організації або на чистих аркушах паперу.

Складається посадова інструкція з таких розділів:

•  загальні положення;

•  функції;

•  обов’язки;

•  права;

•  взаємовідносини (зв’язки за формою);

•  відповідальність працівника;

•  оцінка працівника.

У загальній частині тексту інструкції зазначають: основні посадові обов’язки працівника; порядок займання посади; кваліфікаційні вимоги; кому підпорядковується і що повинен знати; основні документи, якими треба керуватися.

У розділі «Функції» вказують предмет, зміст і перелік видів робіт.

Інструкцію затверджує керівник установи (організації). На ній робиться помітка про те, що вона є додатком до розпорядчого документа.

В разі затвердження інструкції наказом у ньому вказується термін введення інструкції, необхідні заходи та виконавці. Більш детальніше про особливості створення інструкції можна знайти в посібнику «Кадрове діловодство» авторської серії книг « Культура діловодства».

Формуляр-зразок посадової інструкції наведено в додатку 4.17.

 

 

Складання розкладів

 

Розклад — це об’ява про час, місце і послідовність виконання чого-небудь.

Складається розклад, наприклад, для врегулювання питань проведення занять в навчальному закладі й містить найменування дій, термінів їх виконання.

 

 

Підготовка правил

 

Правила — це службові документи організаційного характеру, в яких викладаються настанови або вимоги, що регламентують визначений порядок яких-небудь дій, поведінки юридичних чи фізичних осіб, тощо.

За формою і змістом вони схожі на інструкції, іноді є їх складовою частиною (наприклад, правила оформлення вихідних документів входять до інструкції з діловодства).

Реквізити правил: назва установи (організації); реєстраційний індекс документа; дата документа; місце видання документа; гриф затвердження документа; назва документа (правила); заголовок до тексту документа (короткий зміст правил); текст документа (може поділятися на пункти); гриф погодження документа; візи документа.

Виконання правил обов’язкове для кожного, кого вони стосуються, тому їх можна віднести до правових документів. Так, затверджені Постановою Кабінету Міністрів України Правила дорожнього руху згідно із Законом України «Про дорожній рух» встановлюють єдиний порядок дорожнього руху по всій території країни.

Інші нормативні акти, що стосуються особливостей дорожнього руху, повинні розроблятися відповідно до вказаних правил.

Аналогічно правила внутрішнього розпорядку установи мають на меті зміцнення трудової й виконавської дисципліни, досконалу організацію праці та відпочинку, повне й раціональне використання робочого часу, підвищення якості й продуктивності праці. Вони обов’язкові для виконання всіма співробітниками установи.

Згідно статті 142 КЗпП Правила внутрішнього розпорядку мусять бути затверджені трудовим колективом (на практиці — зборами або конференцією) за поданням власника чи уповноваженого ним органу або виборного органу первинної профспілкової організації.

Скорочений варіант правил внутрішнього трудового розпорядку (лише те, що стосується кадрових рішень) наведено в додатку 4.18.

Подібні до правил рекомендації, пам’ятки, регламенти, методичні вказівки.

 

 

Укладання договорів

 

Договір — це документ, що фіксує домовленість між двома чи кількома сторонами про встановлення визначених відносин і регулює ці відносини; має відповідати закону і за змістом, і за формою. Це двостороння угода, в якій висловлена воля двох або більше сторін, що спрямована на досягнення певного правового результату: виникнення, зміну, припинення обов’язків чи правовідносин сторін.

Вважають укладеним договір тоді, коли сторони досягай згоди з усіх пунктів і оформили необхідну документацію. Необхідно звернути увагу на досить досвідчене, локалізоване, централізоване та законодавчо-свідоме вирішення цивільних і господарських спорів, що ґрунтувались на договірних засадах в стародавній Італії, яка знаменується своєю давньою культурою й унікальним вкладом у європейську цивілізацію. Як зазначається в джерелах, первісне римське цивільне право суворо стежило за дотриманням букви договору. Він мав бути суворо дотриманий у будь-якому випадку, навіть якщо недобросовісність однієї зі сторін контракту була очевидною усім, включаючи самих судців.

Варто відмітити також, що договір не є в чистому вигляді організаційним документом. Як правило, договір містить взаємні права та обов’язки сторін в економічних, політичних та інших правовідносинах, що й дозволяє віднести договір до організаційної документації.

Договір може укладатись між державними, кооперативними або громадськими організаціями, підприємствами чи установами, а також громадянами. Якщо в договірні відносини вступають організація (підприємство) та громадянин, то договір називають трудовою угодою. Складаються договори у декількох примірниках і засвідчуються відбитками печаток установ чи організацій, сторін договору

Різноманітність господарської діяльності обумовлює широке коло господарських договорів. Кожному господарському договорові властиві і загальні риси цієї правової категорії, і ознаки, притаманні саме цьому виду господарських договорів. Для розмежування договорів застосовують різного роду класифікації, основною яких є їх певні властивості.

Більш детально питання документування договірних зобов’язань зі зразками оформлення документів розкрито в третій книзі авторської серії посібників «Культура діловодства» під назвою «Документування в підприємницькій сфері»