4.2. Підготовка розпорядчих документів

 

Коло питань: розпорядчі документи — як особлива група організаційно-розпорядчої документації особливості складання розпорядчих документів, підготовка проектів наказів (розпоряджень), підготовка наказів з основної діяльності, вимоги до тексту наказів, підготовка наказів з адміністративно-господарських питань, підготовка наказів з кадрових питань (особового складу), особливості оформлення спільних наказів, видача вказівок, прийняття ухвал, підготовка розпоряджень та рішень, видання приписів.

 

 

Розпорядчі документа — як особлива група організаційно-розпорядчої документації

 

В управлінській діяльності провідну роль відіграє організаційно-розпорядча документація. Вона призначена для оформлення процесів управління, правового закріплення розпорядчо-виконавчих дій державних та інших органів, а також підвідомчих їм установ, організацій чи підприємств на основі єдиноначальності чи колегіальності.

Порядок створення, оформлення та застосування основних груп організаційно-розпорядчих документів регламентується нормативними актами, що надає їм правового характеру.

Загальна й найбільш характерна властивість зазначених документів потягає в тому, що вони є джерелом або носієм інформації, широко використовуються в повсякденній діяльності, сприяють поліпшенню внутрішньої організації будь-якої установи, слугують підставою для прийняття рішень, узагальнень, довідкової роботи.

Основна ознака, яка дає можливість виділиш розпорядчі документи в особливу групу — юридична підстава їх створення. Як правило, вони регламентують процеси діяльності, встановлюють, припиняють, змінюють різні правові відносини і створюються у випадках, передбачених нормативними актами. Жодний з розпорядчих документів не може містити положень, що суперечать закону.

У Типовій інструкції (п. 84-106), на відміну від Примірної інструкції № 1153, доволі детально викладений порядок оформлення, візування, засвідчення й доведення до виконавців розпорядчих документів, що стосуються основних питань діяльності, адміністративно-господарських і кадрових питань, а також спільних розпорядчих документів, які видаються установами одного рівня.

Так, багато уваги у другому розділі Типової інструкції приділено складанню таких видів документів, як: накази (розпорядження); протоколи; службові листи; документи до засідань колегіальних органів; документи про службові відрядження. А от порядок підготовки й оформлення документів до засідань колегіальних органів і документів, що стосуються службових відряджень, прописаний у Примірній інструкції № 1153, майже не зазнав змін у Типовій інструкції.

 

 

Особливості складання розпорядчих документів

 

Складання розпорядчих документів — досить складний процес, у якому можна виділити такі стадії: вивчення суті питання, збір та аналіз інформації з зазначеного питання, підготовка проекту документа, його, оформлення, погодження, засвідчення та доведення до виконавців.

Важливе значення має процедура складання та оформлення розпорядчих документів. Вона визначається інструкціями з діловодства конкретної установи, правилами про порядок оформлення і підготовки проекту наказу та іншими правовими актами.

В інструкції з діловодства, зазвичай, викладаються послідовність робіт над проектом документа і вимоги, дотримання яких забезпечує його юридичну повноцінність.

Підготовку проекта розпорядчого документа може бути доручено одному або кільком структурним підрозділам або окремим посадовим особам. Для розробки проектів складних розпорядчих документів можуть створюватися робочі групи, залучатися кваліфіковані фахівці, вчені.

Основна вимога до створення розпорядчих документів — достатня компетентність посадових осіб, які над ними працюють. Чим більш важливішим є документ, тим повинні бути вищі вимоги до культурного рівня (професіоналізм, глибоке знання питання, вміння викладати думки) осіб, які його складають.

Юридичною підставою створення розпорядчого документа може бути видання відповідного документа державними органами управління, конкретне доручення вищої установи, потреби виконавчої і розпорядчої діяльності для вирішення управлінських завдань. Установа або структурний підрозділ також може, в свою чергу, виступити ініціатором розробки будь-якого питання розпорядчого документа.

Для того, щоб висловлені у розпорядчому документі пункти були конкретними і реальними, відповідали чинному законодавству, забезпечувалися необхідними матеріально-технічними засобами та фінансуванням і виключали необхідність видання додаткових документів до нього, проект розпорядчого документа має складатися на підставі ретельного й всебічного вивчення відповідних питань.

Залежно від важливості управлінської дії, яку планується сформулювати у розпорядчому документі, передусім, слід ознайомитися з законодавчими та іншими нормативно-правовими актами з цього або ж з аналогічних питань. Вивчення законодавчих та урядових документів забезпечить не лише правову підставу документа, а й визначить його спрямованість. А перегляд раніше виданих розпорядчих документів з аналогічних питань дозволить, у разі необхідності, порушити питання про їх заміну або скасування їх окремих пунктів.

Лише зібравши й проаналізувавши всі необхідні документи та факти, отримавши повну ясність з предмета вивчення, чітко визначивши мету видання, можна приступати до складання проекту розпорядчого документу. При цьому основну увагу слід

сконцентрувати на формулюванні основних положень конкретного рішення. Спочатку треба зробити це у чорновому варіанті, потім відредагувати й уточнити у порядку погодження й, нарешті, оформити належним чином.

Перша стадія розробки розпорядчого документа — визначення кола питань, які необхідно вирішити. Починати роботу слід з вивчення нормативно-правових, насамперед, законодавчих, урядових і попередніх розпорядчих документів з питання, яке розглядається. Це забезпечить правову основу створюваного документа, його направленість, дасть змогу запобігти дублюванню і протиставленню, загострити увагу на невирішених сторонах проблеми.

Підготовка проекту розпорядчого документа вимагає добору необхідної інформації, для чого використовують різні довідково-інформаційні документи: звіти, довідки, акти, службове листування тощо.

Зібравши й вивчивши необхідні матеріали, досягти повної ясності з суті питання, яке розглядається, чітко визначивши мету видання розпорядчого документа, розпочинають створення його проекту.

У нормативно-правових актах передбачається обов’язкове дотримання ряду вимог і правил, які повинні забезпечувати юридичну повноцінність документів, оперативне їх виконання, правильне і всебічне вирішення розглянутих питань.

Проект розпорядчого документа погоджують із заступником керівника установи — куратором питань, що порушені у документі, та з керівниками структурних підрозділів, яких стосується наказ.

Юридична служба (юрисконсульт) перевіряє відповідність проекту розпорядчого документа чинному законодавству та розпорядженням вищих організацій і візує його за наявності необхідних віз. У разі невідповідності проекту документа вимогам законодавства чи розпорядженням вищих органів юридична служба, не візуючи проект, дає письмовий висновок з

пропозиціями щодо законності вирішення відповідного питання для прийняття остаточного рішення керівником установи.

Видання розпорядчого документа без попереднього розгляду юридичною службою не допускається. Працівник юридичної служби, який не вжив необхідних заходів до усунення порушень законодавства, що призвели до негативних економічних наслідків, ураження прав і законних інтересів працівників, несе відповідальність у встановленому законодавством порядку (Постанова Кабінету Міністрів України від 27 серпня 1995 р. № 690).

Перед підписанням у керівника проект розпорядчого документа додатково ретельно вивіряється. При цьому особлива увага звергається на перевірку чисел, прізвищ, найменувань.

Особливу увагу фахівці концентрують на формулюванні основних положень конкретного рішення.

Документи щодо розпорядчої діяльності поділяють на накази, вказівки, ухвали, розпорядження, рішення тощо.

 

 

Підготовка проектів наказів (розпоряджень)

 

Найпоширенішим видом розпорядчих документів, що застосовуються у практиці управління, є накази (розпорядження).

Наказ — це основний розпорядчий документ, який видає керівник підприємства, організації чи установи (далі — установи) на правах єдиноначальності і в межах своєї компетенції.

Створюється наказ на основі і для виконання законів, постанов та розпоряджень уряду, наказів і директивних вказівок вищих органів, а також вирішення оперативних питань діяльності конкретного органу.

За призначенням розрізняють:

—  накази з основної діяльності (з загальних питань);

—  накази із адміністративно-господарських питань;

—  накази з кадрових питань (особового складу.

Проекти наказів (розпоряджень) з основної діяльності та адміністративно-господарських питань готуються і подаються

структурними підрозділами за дорученням керівника установи чи за власного ініціативою.

Зазначені проекти наказів візуються:

—  працівником, який створив документ;

—  керівником структурного підрозділу, в якому його створено;

—  посадовими особами, які визначені у проекті документа як виконавці завдань, що містяться в ньому;

—  керівником служби діловодства;

—  керівником або посадовою особою структурного підрозділу з питань запобігання та виявлення корупції;

—  іншими посадовими особами, яких стосується документ.

 

Проекти наказів (розпоряджень) з кадрових питань (особового складу) про прийняття на роботу, звільнення, надання відпустки, відрядження тощо готує кадрова служба на підставі доповідних записок керівників структурних підрозділів, заяв працівників, трудових договорів та інших документів.

Проекти наказів (розпоряджень) з кадрових питань (особового складу) візуються:

— працівником кадрової служби, який створив документ;

— його керівником;

— юрисконсультом;

— керівником бухгалтерської служби;

—  іншими посадовими особами, яких стосується документ залежно від видів наказів.

 

Структурним підрозділом з юридичного забезпечення обов’язково візуються за наявності усіх необхідних віз проекти наказів нормативно-правового характеру, а також накази з кадрових питань (особового складу) та з Інших питань, визначених інструкцією установи.

Проекти наказів (розпоряджень), що надаються для підписання керівникові установи, візуються також його заступником відповідно до розподілу функціональних обов’язків.

Візи виконавця та інших службових осіб потрібно розташовувати нижче підпису керівника.

Оформляють їх, наприклад, у такий спосіб:

 

 

У разі необхідності проведення оцінки змісту та доцільності видання наказу (розпорядження) здійснюється зовнішнє погодження проекту документа з іншими заінтересованими установами.

Якщо в процесі погодження до проекту наказу (розпорядження) вносяться істотні зміни, він піддягає повторному погодженню.

Підписуються накази (розпорядження) керівником установи, а у разі його відсутності — посадовою особою, яка виконує його обов’язки. Заступник Міністра — керівник апарату підписує накази з питань, що належать до його компетенції.

Після підписання наказу (розпорядження) зміни до нього вносяться лише шляхом видання нового наказу (розпорядження) про внесення змін.

 

 

Підготовка наказів з основної діяльності

 

Накази з основної діяльності у свою чергу, поділяються на ініціативні та такі, що видаються на виконання розпоряджень вищих органів.

Потрібно розрізняти специфіку написання і оформлення цих документів.

 

А. Ініціативні накази видають з питань:

1. Утворення, реорганізації, ліквідації, перейменування, зміни діяльності установи або її структурних підрозділів, створення постійно діючих та тимчасових колегіальних органів і комісій.

Наприклад:

«Наказ про створення творчого об’єднання»;

«Наказ про створення ліквідаційної комісії»;

«Наказ про зміни у складі дирекції комбінату»;

«Наказ про перерозподіл обов’язків ректорату».

 

2. Затвердження або внесення змін до статутів, положень, структури і штатної чисельності, штатного розкладу, інструкцій, правил, планів тощо. Це нормативні накази, які мають, зазвичай, загальний і безособовий характер, оскільки маються на увазі не лише конкретні особи, а весь колектив працівників; ними встановлюються також певні правила функціонування.

Наприклад: «Наказ про внесення змін до статуту університету», «Наказ про внесення змін у штатний розклад», «Наказ про затвердження номенклатури справ»).

 

3. Надання посадовим і службовим особам організації певних прав і повноважень.

Наприклад: «Про надання першому проректору права підпису документів», «Про надання повноважень головному бухгалтеру», «Про покладення на секретаря відповідальності за стан ведення кадрової документації»

 

3.              Скасування попередніх наказів з основної діяльності установи у зв’язку із завершенням терміну їх дії, звільненням або переведенням на іншу посаду відповідальних працівників тощо.

4.               

Основні реквізити ініціативного наказу такі: назва установи (організації); назва виду документа; реєстраційний номер документа; дата документа; місце складання або видання документа; реєстраційний номер; заголовок до тексту документа; текст; підпис керівника організації; відбиток печатки (в разі необхідності); візи погодження документа (проставляються у проекті документа); запис про державну реєстрацію (в разі необхідності).

За авторством накази можуть бути поділені на індивідуальні та спільні.

Індивідуальний наказ - це такий вид наказу, автором якого є якась одна організація.

Спільним наказом є наказ, виданий кількома організаціями одного рівня.

 

Б. Накази, що створюються на виконання розпоряджень вищих органів. Усі розпорядчі документи (постанови, рішення, доручення тощо), які надходять до певної організації від установи вищого рівня, доводяться до підвідомчих підприємств, що належать до сфери управління організації, шляхом видання наказів.

Підставами для видання наказів, що створюються на виконання розпоряджень вищих органів можуть бути:

— положення Конституції і законів України, постанови та інші акти Верховної Ради України й Верховної Ради Автономної Республіки Крим;

— укази і розпорядження Президента України, постанови і розпорядження Кабінету Міністрів України та Ради міністрів Автономної Республіки Крим;

—  постанови і рішення інших вищих органів державної влади

і державного управління;

—  конкретні доручення організацій вищого рівня;

— провадження виконавчої та розпорядчої діяльності з метою виконання організацією покладених на неї завдань і функцій;

—  потреба у правовому регулюванні діяльності.

 

 

Вимоги до тексту наказів

 

Викладання тексту наказу установ (організацій), які діють на принципах єдиноначальності, повинно йти від першої особи у формі однини.

Оформлюють накази на загальних бланках або на спеціально розробленому в установі бланку наказу як з кутовим, так і з поздовжнім (центрованим) розташуванням постійних реквізитів.

Зміст наказу (розпорядження) коротко викладається в заголовку, який починається з прийменника «Про» і складається за допомогою віддієслівного іменника («Про затвердження...», «Про введення...», «Про створення...») або іменника («Про підсумки...», «Про заходи...», «Про надання...», «Про продовження роботи...»).

Текст наказу (розпорядження) з питань основної діяльності установи та з адміністративно-господарських питань складається з двох частин — констатуючої (преамбули) і розпорядчої (резолюційної) частин.

 

Констатуюча частина тексту наказу містить такі елементи:

-  вступ (вказується причина видання наказу);

-  доведення (переказуються головні факти);

-  висновок (викладається мета видання наказу).

Констатуюча частина наказу викладається в міру можливості стисло й охоплює ті питання, щодо яких будуть подані приписи в розпорядчій частині. Вона може обмежуватись однією-двома фразами. Починається констатуюча частіша словосполученнями: У зв’язку .... На виконання            … Згідно із... . Відповідно до.... для виконання ... З метою ....

У констатуючій частині наказу автори можуть вказувати підставу, обґрунтування або мету складання документа, наприклад: З метою реалізації Постанови Верховної Ради України від....

Якщо документ видається на підставі іншого розпорядчого документа, у констатуючій частині зазначаються назва виду цього документа, його автор, дата, номер та заголовок.

Наприклад: На виконання постанови Кабінету Міністрів України від 19 березня 2013р. №178 «Про впорядкування застосування ...»

Крапка в кінці констатуючої частини не ставиться.

Розпорядча частина наказу починається із слова «НАКАЗУЮ», розпорядження може починатися із слова «ЗОБОВ’ЯЗУЮ», яке друкується з нового рядка великими літерами без відступу від лівого поля і лапок, після чого ставиться двокрапка.

Структура розпорядчої частини наказу залежить від обсягу і змісту наказу. Якщо в пункті наказу міститься кілька заходів, різних за характером, то кожен виділяється в підпункт. У кожному пункті повинні бути зазначені виконавці (структурні підрозділи або конкретні посадові (службові) особи), конкретні завдання (доручення) і строки їх виконання. Виконавці можуть бути названі також узагальнено, наприклад: «головам районних державних адміністрацій», «начальникам структурних підрозділів».

При цьому, як правило, не застосовується написання не конкретних доручень, які містять слова: «прискорити», «поліпшити», «активізувати», «звернути увагу» тощо.

Якщо завдання або дія передбачає конкретного виконавця, відповідний пункт починають із зазначенням посади і прізвища виконавця у давальному відмінку. Ініціал(и) у тексті наказу ставлять після прізвища, наприклад:

 

НАКАЗУЮ:

1. Затвердити зведену номенклатуру справ установи.

2. Завідуючій канцелярією Феденко Т. М. організувати заняття з керівниками структурних підрозділів...

 

Якщо наказом (розпорядженням) відміняється попередній розпорядчий документ, у розпорядчій частині зазначається пункт, який повинен починатися із слів: «Визнати таким, що втратив чинність,...».

Зміни, що вносяться до наказу (розпорядження) оформляються окремим наказом (розпорядженням), який повинен мати такий заголовок: «Про внесення змін до наказу (розпорядження)...» із зазначенням дати, номера, назви виду розпорядчого документа, до якого вносяться зміни.

Розпорядча частина такого наказу (розпорядження) починається з такого пункту:

1. Внести зміни до наказу (розпорядження)».

Далі окремими підпунктами формулюються зміни до розпорядчого документа, наприклад:

1)  пункт 2 викласти в такій редакції:...»;

2)  пункт 3 виключити»;

3)  абзац другий пункту 4 доповнити словами...».

Якщо зміни до розпорядчого документа оформляються на окремому аркуші (аркушах), в першому пункті розпорядчої частини наказу (розпорядження) зазначається:

1) Внести зміни до (додаються)».

До наказів (розпоряджень) не може включатися пункт «Наказ (розпорядження) довести до відома...». Установи, їх структурні підрозділи, посадові (службові) особи, до відома яких доводиться наказ (розпорядження), зазначаються у покажчику (списку) розсипки, який укладач готує разом з проектом розпорядчого документа і передає до служби діловодства після підписання такого документа.

Останній пункт розпорядчої частини наказу у разі потреби може містити рішення про покладення на структурний підрозділ або посадову особу функцій з контролю за виконанням наказу (розпорядження). При цьому, строк виконання наказу має бути реальним. Необхідно також враховувати час на доведення вміщеної інформації до конкретних виконавців.

Нумеруються накази (розпорядження) у порядку їх видання у межах календарного року; накази (розпорядження) з основної

діяльності, адміністративно-господарських питань та з кадрових питань (особового складу) мають окрему порядкову нумерацію.

Копії наказів (розпоряджень) засвідчуються службою діловодства чи кадровою службою і надсилаються заінтересованим установам, посадовим особам, працівникам. Список розсипки складається і підписується працівником, який його склав.

Зразок наказу із загальних питань наведено в додатку 4.7.

 

 

Підготовка наказів з адміністративно-господарських питань

 

Накази з адміністративно-господарських питань видають у тому разі, коли такі питання потребують правового регулювання.

Наприклад: «Наказ про встановлення порядку користування службовими автомобілями»,«Наказ про створення робочої групи для підготовки до святкування річниці»,«Наказ про розподіл коштів за виконання спеціального завдання»,«Про призначення чергових у вихідні дні».

У цілому порядок підготовки наказів з адміністративно- господарських питань є аналогічним до наказів з основної діяльності. Відмінності можуть полягати лише у строках зберігання і відповідно у вимогах до формування наказів у справи.

 

 

Підготовка наказів з кадрових питань (особового складу)

 

Накази з кадрових питань (особового складу) підрозділяють на такі види: накази про прийняття на роботу (призначення на посаду); накази про переведення (переміщення) на іншу посаду (роботу); накази про звільнення (припинення трудового договору); накази про сумісництво та суміщення професій; накази про зміну прізвищ; накази про заохочення (нагородження, преміювання); накази про накладення дисциплінарного стягнення; накази про надання матеріальної допомоги; накази про надання відпусток; накази про відрядження тощо.

Порядок підготовки наказів з кадрових питань (особового складу) відрізняється від порядку підготовки наказів з основної діяльності та з адміністративно-господарських питань.

Специфіка оформлення цього виду наказу полягає в його індексації, складанні заголовків, формулюванні текстів та оформленні відміток про наявність документів, що є підставами для його видання.

Накази (розпорядження) з кадрових питань (особового складу) оформляються у вигляді індивідуальних і зведених.

В індивідуальних наказах (розпорядженнях) міститься інформація про одного працівника (співробітника), у зведених - про кількох, незалежно від того, які управлінські рішення щодо них приймаються (прийняття на роботу, призначення на посаду, переведення на іншу посаду (роботу), звільнення тощо).

Зміст індивідуального наказу (розпорядження) з кадрових питань (особового складу) стисло викладається в заголовку, який починається з прийменника «Про» і складається за допомогою віддієслівного іменника, наприклад: «Про призначення... », «Про прийняття...».

У зведених наказах (розпорядженнях) може застосовуватись узагальнений заголовок, наприклад: «Про кадрові питання», «Про особовий склад».

У тексті наказів (розпоряджень) з кадрових питань (особового складу), як правило, констатуюча частина не зазначається, крім випадків призначення на посаду або звільнення з посади керівних працівників органом вищого рівня або за іншою процедурою. У такому разі в констатуючій частині наводиться посилання на відповідний правовий акт органу вищого рівня у такій послідовності: вид акта, його автор, дата, номер, повне найменування.

Розпорядча частина наказу (розпорядження) починається, як правило, з дієслова у формі інфінітиву: «ПРИЙНЯТИ», «ПРИЗНАЧИТИ», «ПЕРЕВЕСТИ», «ЗВІЛЬНИТИ», «ВІДРЯДИТИ», «НАДАТИ», «ОГОЛОСИТИ» тощо. Далі зазначаються великими літерами прізвище працівника, на якого поширюється дія наказу (розпорядження), і малими — ім’я, по батькові працівника та текст наказу. У зведених наказах (розпорядженнях) прізвища осіб у межах пунктів розміщуються за алфавітом.

У наказі (розпорядженні) про призначення або звільнення працівника зазначається повна дата (число, місяць, рік) фактичного виходу працівника на роботу (припинення трудових відносин), розміри його посадового окладу відповідно до штатного розпису, надбавок та доплат.

У зведених наказах (розпорядженнях) з кадрових питань (особового складу) до розпорядчої частини включається інформація, що розміщується у такій послідовності: прийняття на роботу (службу), переведення, звільнення. При цьому до одного зведеного наказу не може включатися інформація, яка згідно із законодавством має різні строки зберігання.

У кожному пункті наказу (розпорядження) з кадрових питань зазначається підстава щодо його видання (заява працівника, контракт, доповідна записка, рішення атестаційної комісії тощо).

Особлива увага має приділятися доведенню наказу до відома виконавців та зацікавлених осіб. Трудове законодавство, наприклад, зобов’язує адміністрацію чи власника під розписку ознайомити працівника з наказом про накладення на нього дисциплінарного стягнення. Таким чином можна запобігти безпідставному накладанню стягнень.

Під час ознайомлення з наказом (розпорядженням) згаданими у ньому особами на першому примірнику наказу чи на спеціальному бланку проставляються їх підписи із зазначенням дати ознайомлення.

У більшості випадків наказ діє постійно, породжуючи правові наслідки протягом усього часу чинності до відміни чи анулювання компетентним органом.

Відміна наказу стосується тільки майбутнього; анулювання наказу скасовує як майбутні, так і поточні юридичні наслідки.

Зразки оформлення наказів з кадрових питань та пояснення до їх підготовки згідно чинного законодавства подано в посібнику «Кадрове діловодство» авторської серії книг «Культура діловодства».

 

 

Особливості оформлення спільних наказів

 

Кілька установ одного рівня можуть видати спільний наказ з основної діяльності.

Спільний наказ (розпорядження) установ одного рівня оформляється на чистих аркушах паперу формату А4 (210 х 297 міліметрів). Зоображення Державного Герба України під час оформлення таких наказів не відтворюється.

Спільний наказ має той самий набір реквізитів, що й індивідуальний наказ, втім оформлення деяких реквізитів спільного наказу має певну специфіку. Так, під час складання і оформлення спільного наказу, а також документів, що можуть додаватися до нього, слід мати на увазі, що:

— найменування установ розміщуються на одному рівні, а назва виду документа — посередині (див, зразок оформлення заголовка в підрозділі 2.2);

— дата спільного наказу (розпорядження) повинна бути єдиною, відповідати даті останнього підпису, вона може бути оформлена як словесно-цифровим, так і цифровим способом;

—  реєстраційний Індекс документа повинен складатися з реєстраційних індексів, які проставляються через правобічну похилу риску в послідовності підписання наказу керівниками установ;

—  у спільному наказі має обов’язково бути вказано місце складення або видання документа;

— заголовок до тексту спільного наказу має стисло і точно визначати смисловий аспект змісту документа;

— текст наказу обов’язково повинен складатись з двох частин констатуючої і розпорядчої, кожна з яких має певні особливості оформлення;

— констатуючу частину необхідно друкувати з абзацу, у кінці речення крапку не ставлять. У цій частині зазначають підставу, обгрунтування або мету видання наказу;

—  розпорядча частина мусить починатись із слова «НАКАЗУЄМО» («ЗОБОВ’ЯЗУЄМО»), яке друкують великими літерами без абзацу і без лапок, після нього ставлять двокрапку. Нижче з абзацу формулюють зміст дій, що мають бути виконані;

— якщо до наказу додаються таблиці, графіки, форми, схеми, інструкції тощо, то їх необхідно оформлювати на окремих аркушах як додатки, а у відповідних пунктах наказу давати посилання на ці документи. При цьому реквізит «Відмітка про наявність додатків» після тексту наказу не оформлюється;

— додатки до наказу мають бути пронумеровані. На кожному додатку у верхньому правому куті першого аркуша необхідно робити відповідну відмітку з посиланням на наказ, його дату І реєстраційний індекс;

— підписи керівників установ розташовуються нижче тексту на одному рівні і скріплюються гербовими печатками цих установ;

— візують наказ у кожній з установ (організацій) відповідальні виконавці та зацікавлені посадові особи (найчастіше заступники керівників організацій, керівники юридичних, планово-економічних, фінансових служб). Візи проставляють на примірнику, що залишається у відповідній організації. Цей реквізит розміщують нижче реквізиту «Підпис» на лицьовому або на зворотному боці останнього аркуша наказу;

— за потреби в оцінці доцільності видання спільного наказу, встановленні його відповідності законодавству здійснюють зовнішнє погодження з іншими установами (організаціями). У такому разі в наказі оформлюють гриф погодження або складають окремий аркуш погодження, який подають до наказу;

— порядок підготовки наказів нормативно-правового характеру, які підлягають державній реєстрації в Міністерстві юстиції, його територіальних органах, визначається законодавством.

Кількість примірників спільних наказів (розпоряджень) повинна відповідати кількості установ, що їх видають.

 

 

Видача вказівок

 

Вказівка — розпорядчий документ, правовий акт. що видається ширшим колом посадових осіб, ніж наказ: заступником керівника установи, головним інженером, головним конструктором, директором дочірньої фірми . Вказівка охоплює в основному питання організаційно-методичного, оперативного характеру, пов’язані з організацією виконання наказів, інструкцій та інших актів установи чи її вищих органів.

Видаються вказівки для розв’язання поточних організаційних питань, оформлення відряджень, а також для доведення нормативних матеріалів до безпосередніх виконавців.

Формуляр вказівки складається з назви відомства, установи чи її структурного підрозділу, назви виду документа, дати і місця видання, номера, заголовка, тексту, підпису, позначки про погодження.

Починається текст вказівки, як правило, словами: «ЗОБОВ’ЯЗУЮ» або «ПРОПОНУЮ», які друкуються великими літерами.

Видають вказівки в залежності від обсягу тексту на бланках стандартних форматів А4 або А5.

Зразок складання вказівки наведено в додатку 4.8.

 

 

Прийняття ухвал

 

Ухвала — розпорядчий документ, який має силу правового акту, що приймається місцевими радами або їх виконкомами в колегіальному порядку для розв’язання найважливіших питань їх компетенції.

Ухвалами також називаються спільні акти, який видаються кількома неоднорідними органами (колегіальними і тими, котрі діють на основі принципу єдиноначальності, державними установами, громадськими організаціями тощо).

Коло питань, з яких приймаються ухвали місцевих рад, досить широке через те, що останні здійснюють державне керівництво всіма галузями господарського і соціально-культурного життя.

Ухвали й розпорядження виконкомів, прийняті в межах наданих їм прав, є обов’язковими для виконання всіма підприємствами, установами і організаціями, розташованими на території, що підлягає Раді, а також службовими особами і громадянами.

За своїми юридичними властивостями ухвали виконкомів можуть бути нормативними або індивідуальними.

Нормативні ухвали — це, наприклад, ухвали про режим роботи підприємств торгівлі й побутового обслуговування населення.

Індивідуальні ухвали — ухвали про прийняття в експлуатацію того або іншого об’єкта будівництва, встановлення опікунства тощо.

Ухвали місцевих рад та їх виконкомів укладаються за єдиною формою. Відмінність між ними полягає лише в тому, що перші не нумерують, а другі мають порядкову нумерацію.

Розпорядчий документ, що розглядається, містить такі основні реквізити: зображення Державного герба України; назва місцевої ради або її виконкому; зазначення місця видання; назва виду документа (ухвала); реєстраційний номер документа; дата документа (для ухвал місцевих рад) або дата і номер (дія ухвал виконкому); заголовок до тексту документа; текст документа; підписи голови і секретаря виконкому; відбиток печатки; візи документа.

Звичайно ухвали складаються з вступної частини, у якій розкривається стан питання, що розглядається, і постановчої, що містить перелік заходів із зазначенням термінів їх виконання й перелік службових осіб, які відповідають за це, а також тих, кому доручено контроль за виконанням ухвали.

Зразок складання ухвали наведено в додатку 4.9.

 

 

Підготовка розпоряджень

 

Розпорядження — правовий акт управління, виданий посадовою особою чи державним органом владного характеру у межах наданої компетенції для вирішення оперативних питань. Має обов’язкову силу для громадян, організацій, підприємств чи установ (далі — установ), або співробітників, яким вона адресована.

Розпорядження можуть видавати Кабінет Міністрів України, органи місцевого самоврядування, представники Президента України на місцях, а також установи та службові особи.

Розпорядження містять певне коло питань і діють протягом зазначеного в них строку. Можуть бути загальними для всього колективу або стосуватися конкретних ланок його роботи.

Розпорядження мають багато спільного з наказами, і в правовому розумінні ці розпорядчі документи рівнозначні. Іноді розпорядження видають нарівні з наказом, замінюючи при цьому слово «НАКАЗУЮ» на слова «ДОРУЧАЮ», «ВИМАГАЮ», «ЗОБОВ’ЯЗУЮ», «ПРОПОНУЮ».

Зазначені правові акти відрізняються ще й тим, що накази в основному пишуть із загальних всеохоплюючих питань, а розпорядження — з конкретних.

Зразок розпорядження Київського міського Голови наведено в додатку 4.10, а розпоряджень місцевих держадміністрацій — в додатку 4.11 та 4.12.

 

 

Підготовка рішень

 

Рішення як розпорядчий документ є правовим актом діяльності колегій міністерств і відомств, наукових рад тощо.

Текст рішення складається з двох взаємозв’язаних частин: констатуючої та розпорядчої. Констатуюча частина тексту рішення покликана пояснити, чим викликане те чи інше рішення. Тут нерідко переказується акт вищого органу правління, на виконання якого видається рішення.

Друга частина документа починається словами: «колегія (міська чи наукова рада) вирішила». При цьому слово «ВИРІШИЛА» друкується великими літерами в розрядку для того, щоб візуально виділити обидві частини.

Далі з нового рядка друкується текст розпорядчої частини, до формулювань якої висуваються більш жорсткі вимоги:

По-перше, вони повинні бути конкретними, чіткими, ясними, не вступати у суперечність зі змістом раніше виданих розпорядчих документів, не дозволяти іншого тлумачення.

По-друге необхідно уникати неконкретних виразів типу «підняти», «підвищити», «посилити», «поліпшити», «вжити заходів», «активізувати», «звернути увагу» тощо. Сформульовані таким чином доручення розпливчасті, перевірка їх виконання буде утруднена.

Якщо розпорядча частина рішення припускає різні за характером дії, називає кілька виконавців, вона ділиться на пункти, що нумеруються арабськими цифрами.

Зразок рішення міської ради наведено в додатку 4.13.

 

 

Видання приписів

 

Припис — розпорядчий документ, що підтверджує певні повноваження ( наприклад, на перевірку об’єкта дозвільної системи, або наряду, який охороняє спеціальний об’єкт тощо). Припис може видаватися деякими посадовими особами (пожежники , санепідемстанція) і стосуватись установи, її окремого підрозділу чи окремого працівника.

У приписі зберігаються всі реквізити вказівки. Він мусить містити такі реквізити: назва органу, яким він виданий; назва документа (ПРИПИС); дата видання документа; адресат; текст з зазначенням обсягів повноважень та терміну дії припису; підпис; відбиток печатки.