3.3. Граматична форма ділових документів

 

Коло питань: вживання іменників, застосування прикметників, складні випадки керування в службових документах, прийменник «по» в діловому мовленні, абревіатури та графічні скорочення.

 

Сучасний діловий документ вимагає знання і дотримання усіх вимог щодо його укладання. Але в процесі роботи дуже часто трапляються помилки. Для правильності в користуванні, запобіганні та виправленні помилок треба пам’ятати, що кожна помилка — це насамперед порушення якоїсь мовної норми.

Оскільки існують норми слововживання, граматичні, стилістичні, орфографічні й пунктуаційні, то й помилки в документі відповідають цим нормам.

У писемному діловому мовленні, як підкреслює А.В. Корж, трапляються такі типові помилки [104].

•  У змісті: тема розкрита неповно; про щось сказано недостатньо; у тексті щось зайве; перекручені факти чи події; не проведена основна думка; матеріал не повно викладає певну думку; нема послідовності у викладі думки.

•  Мовленнєві помилки: лексичні, фразеологічні, стилістичні.

Слово, вжите в іншому значенні; зайве слово; невиправдані повторення слова чи однакових за структурою речень; неправильно поєднуються слова за змістом; використано мовні засоби, що не відповідають стилю і задуму висловлювання, описуваному часу; суржики, русизми, неправильно вжиті фразеологізми.

• Граматичні помилки: морфологічні, синтаксичні. Неправильно утворені слова; слово, вжите в іншій формі, неправильно побудоване речення.

Пунктуаційні помилки: неправильно розставлені розділові знаки. Від правильності вживання розділових знаків залежить чітка побудова та точне викладання інформації в документі.

 

 

Вживання іменників

 

При складанні документів виникають великі труднощі не лише в доборі потрібних слів, а й у доборі відповідної граматичної форми. Найчастіше виникає сумнів щодо використання роду іменників, коли це стосується назви осіб за професією. Наприклад: професор — професорка, лікарлікарка, фізик — фізичка, працівникпрацівниця, викладачвикладачка [125].

Офіційні назви посад, професій — іменники чоловічого роду, тому залежні слова від найменування професій узгоджуються у формі чоловічого роду, наприклад: старший викладач Сидорчук Надія Никифорівна, науковий співробітник Галина Володимирівна Агафонова, головний лікар Лідія Іванівна Дорошенко.

Коли ж після таких сполук на позначення жіночого роду стоїть дієслово, то воно узгоджується з прізвищем і вживається у формі жіночого роду. Наприклад: Старший викладач Г.І.Гаєвська відповідала на наші запитання, Головний прокурор Л.Л.Ткаченко наголосила на цих рядках наказу керівника підприємства.

Не вживають у ділових документах узгодження типу: наша голова наказала, головна технолог поїхала тощо.

В офіційних ділових документах не рекомендується називати осіб за місцем проживання та їхньою професією типу: сільчани, городяни, заводчани, дистанційники, поштарі, а вживаються: мешканці села, мешканці міста, робітники заводу, службовці дистанції, працівники пошти.

Досить часто в ділових паперах замість множини зустрічаємо однину. Наприклад: Фермер Павло Харченко зібрав великий урожай цукрового буряка, соняшника й картоплі.

Іноді в ділових документах іменники, що означають речовину (вода, олія, сіль, нафта, вино тощо), набувають форм множини. Наприклад: На цьому підприємстві можна придбати сухі вина, мінеральні води, технічні мастила.

Чимало помилок у вживанні давального відмінка іменників. Так, іменники чоловічого роду в діловому мовленні мають переважно закінчення -у. Наприклад: ректору, а не ректорові, директору, а не директорові. Закінчення -ові, -еві використовуються переважно в художній літературі чи розмовній мові [127].

Багато помилок припадає і на вживання родового відмінка однини іменників чоловічого роду, де одні закінчуються на -а,-я (документа), інші на -у,-ю (протоколу, принципу, факту). У таких випадках слід звертатись до орфографічного словника.

 

 

Застосування прикметників

 

Щодо вживання прикметників, то тут можуть виникнути труднощі у використанні ступенів порівняння, оскільки в діловому мовленні частіше вживані аналітичні форми.

Наприклад: повний, більш повний, найбільш повний; вичерпний, більш вичерпний, найбільш вичерпний.

 

 

Складні випадки керування в службових документах

 

Ділові документи вимагають максимальної стислості й точності передачі інформації. Будь-які відступи від правил викладу змісту спричиняють серйозні помилки. Особливо уважними треба бути до дієслів, що вимагають певного відмінка.

Найчастіше помиляються в тих випадках, коли при дієсловах, які вимагають певного відмінка, вживається спільний додаток різної форми. Наприклад: повідомляти новини сесії Верховної Ради України: інформувати про новини сесії Верховної Ради України.

Поширеними є помилки в усталених словосполученнях, викликані змінами окремих слів. Наприклад: правильно вживати: довести до відома громадян (а не: довести для відома громадян).

Особливої уваги вимагають близькі за значенням слова, що обумовлюють різні відмінкові форми. Наприклад: наша земля багата на хліб. Наша земля славиться хлібом.

Неоднакових відмінкових форм вимагають одні й ті самі дієслова в російській та українській мовах. Наприклад: українське — підготуватися до чого? російське — подготовиться к чему?

При складанні ділових документів треба звертати увагу і на відповідні прийменники, особливо під час використання усталених словосполучень типу: покладається на..., схильні до..., відрахування на... тощо.

Коли автори документа хочуть підкреслити напрям дії до чогось, використовують прийменники у(в) або до: летіти в літаку, зайти до вітальні.

Дуже складним є використання прийменників для, на. Щоб уникну ти помилок, необхідно використовувати прийменник на, коли йдеться про сферу вживання. Наприклад: Виділити кошти на матеріали. Прийменник для вживається тоді, коли слід підкреслити мету дії. Наприклад: виділити кошти для придбання матеріалів.

Прийменник проти вживається в діловому мовленні при порівнянні. Наприклад: Кількість населення нашого міста зменшилась вдвічі проти 1975 року.

Прийменники завдяки, всупереч вимагають давального відмінка. Наприклад: завдяки сумлінній праці, завдяки виконанню планів; всупереч прогнозам.

Перекладаючи з російської мови на українську, треба бути уважними саме в роботі з усталеними прийменниковими конструкціями. Наприклад:

Прийменник по в діловому мовленні

Для українського ділового мовлення важливе правильне вживання прийменника по, особливо тоді, коли йдеться про переклад з російської мови на українську. Адже російські конструкції з прийменником по в українській мові перекладаються рядом прийменників і безприйменникових конструкцій. Наприклад:

—  конструкціями з прийменником за: за свідченням; за власним бажанням; за дорученням; за наказом; за вказівкою; менеджер за професією і т. д.;

—  конструкціями з прийменником з: з питань комерційної торгівлі; з ініціативи; дослідження зурологіі; курс лекцій з української мови; з багатьох причин; з певних обставин; з нагоди (чогось)

іт. д;

—  конструкціями з прийменником на: на замовлення; на вимогу; на пропозицію; на мою адресу;

—  конструкціями з прийменником для: курси для вивчення; комісія для складання актів;

  конструкціями з прийменником після: після одержання посвідчення; після повернення; після виходу; після розгляду (чогось) і т. д.

—  конструкціями з прийменниками у(в): викликати у службових справах; у вихідні; в усіх напрямах;

— конструкціями з прийменником по: черговий по району; наказ по відділенню; спеціаліст по проектуванню споруд; колеги по роботі; по можливості і т. д.

— безприйменниковою конструкцією (з орудним відмінком іменника): повідомити телефоном; переказати телеграфом і т. д. [127].

 

 

Абревіатури та графічні скорочення

 

Абревіатура (від лат. скорочую) — скорочене складене слово (іменник), утворений поєднанням початкових літер, початкових складів, частин слів. Абревіатура має граматичне оформлення (рід, число) і функціонує як в усному, так і в письмовому мовленні. Наприклад: СБУ, ВНЗ, Мінвуглепром та ін.

За вимовою розрізняють такі види абревіатур [127]:

Ініціальні (буквені) — утворені поєднанням назв перших букв кількох слів. На письмі вони передаються великими буквами. Наприклад: МВС, ОРД, ДАІ, ВНЗ, РВВС, ЧАЕС, СБУ, РУ тощо.

Складово-буквенні — утворені від перших літер і складів тих слів, які стали основою для їх утворення: райвно, спецкор тощо.

Складові — утворені від початкових частин кожного твірного слова: Мінпром, ІІнтерпол, Донбас, Мінфін, юрфак, комбат тощо.

  Змішані — утворені за допомогою частини слова та цілого слова: спецгрупа, опергрупа, райвідділ, адміннагляд, меддопомога, державтоінспекція, оперуповноважений тощо.

Багато з них стали загальновживаними й увійшли в словниковий запас як повноправні лексичні одиниці. Вони постійно вживаються в різних стилях писемної мови, в тому числі й в офіційно-діловому.

Вимова абревіатур багато в чому залежить від кількості, а також розміщення в ній голосних і приголосних звуків. Найголовнішими закономірностями вимови абревіатур можна вважати такі [125]:

1.    Абревіатури вимовляються як звичайні слова, за звуками: міськвно, соцзабез, загс тощо.

2.    За звуками вимовляються також ініціально-звукові абревіатури, що складаються з ініціалів: ХДПУ, ТРК, СЛІД, ДТП тощо.

Однолітерні абревіатури з цифрами вимовляються за назвами цифр: К-19, Т- 150, АН- 24.

Графічні строченим — це економне позначення слів у документах. їх особливість у тому, що вони вимовляються повністю і скорочуються лише на письмі. Графічні скорочення (крім стандартних скорочень значень метричних мір: мметр, ммміліметр, смсантиметр) пишуться з крапками на місці скорочення.

Основним критерієм скорочуваності є доступність.

Розрізняють два види скорочень: а) для зорового сприйняття; б) для вживання в писемній мові.

Графічні скорочення для зорового сприйняття не мають граматичного оформлення, позначаються малими літерами, записуються [125]:

а)    через дробову риску; о/с (особовий склад), в/ч (військова частина), р/р (розрахунковий рахунок), п/п (порядковий номер) тощо;

б)    через дефіс: м-ць (місяць), б-ка (бібліотека), в-во (видавництво), р-н (район), ф-ція (функція) тощо.

У писемній мові слова скорочуються на приголосну, після якої ставиться крапка: кв. (квартира), гр. (громадянин), див. (дивись), обл. (область), с. (село), стор. (сторінка), укр. (український) тощо.

Зберігається написання великих та малих літер, дефісів, наприклад: півн.-сх. (північно-східний), Півн.-Крим. канал (Північно-Кримський канал).

Не скорочуються слова на голосну, якщо вона не початкова в слові, і на ь. Наприклад: слово український може бути скорочене: укр., україн., українськ.

При збігу двох однакових приголосних скорочення робимо після першого приголосного: змін, робота, відмін, навчання. За збігом двох і більше різних приголосних скорочення можна робити як після першого, так і після останнього приголосного [125]: мід., мідн. (мідний); висот., висоти, (висотний).

До загальноприйнятих скорочень належать:

акад. — академік, вид — видання, гр. — громадянин, див. — дивись, доц. — доцент, ім. — імені, і т.д. — і так далі, і т. ін. — і таке інше, і под. — і подібне, напр. — наприклад, н.е — нашої ери,

о.  — острів, обл. — область, проф. — професор, р. — рік, ріка, рр. — роки, с. — село, сторінка, т — товариш, том, тт. — томи.

 

Використовуючи абревіатуру та графічні скорочення, слід дотримуватися таких вимог:

1. Скорочення повинно бути зрозумілим і легко розгортатися в повну назву.

2. Скорочення не має збігатися за формою зі словом чи скороченням, уже наявним у мові. Наприклад, ДЦУ (Дніпродзержинський державний університет).

3.  Скорочене слово мусить зберігати ознакову форму в тексті.

Слід також пам’ятати [127]:

1. Загальноприйняті скорочення вживаються при переліку і посиланнях поряд з цифрами: 1 млн., 50 см, 86 кг

2. Географічні та топографічні поняття скорочують тільки перед словами, до яких вони відносяться. Наприклад: Київ, вул. Солом’янська, затока р. Дніпро, пл. Перемоги тощо.

3. Слово «рік» скорочується тільки при цифрах. Наприклад: 2002 р., на позначення періоду часу пишуть 2003-2005 рр., якщо

ж між роками є прийменник «по» , тоді слід писати: з 2003 р. по 2005 р.

4. При обчисленні часу в документах пишуть: 20 год. або 20-00, 8 год. 45 хв. або 8—45, слова «ранок», «день», «вечір» не вживаються.

5. Скорочені назви марок машин, літаків, що складаються з окремих буквених чи змішаних індексів, пишуться без лапок великими літерами: ФІАТ, ВАЗ-69, ТУ-144.

6.Запис порядкових числівників відрізняється від кількісних:

     а)    вводяться в текст з відмінковим закінченням: студент 5-го курсу; засуджено до 3-х років позбавлення волі;

     б) при перерахуванні закінчення вживається лише один раз: студенти 1, 2, 3-го курсів.

7. Приблизна кількість відтворюється за допомогою слів понад, до, більш, менш: до вересня 2003р., понад п'яти мільйонів гривень було вилучено...

8. Складні слова, де перша частина позначається цифрою, записуються за зразком: 15-річні злочинці, 50-кілометрова відстань, 15-літнє дівча.