Додатки

 

Перелік додатків до Розділу 2

 

2.1. Загальний бланк для створення різних видів документів (без зазначення у бланку назви виду документа)

2.2. Бланк конкретного виду документа (із зазначенням на бланку назви виду документа).

2.3. Примірний перелік документе, що затверджуються з проставлянням грифа затвердження

2.4. Примірний перелік документе, підписи на яких скріплюютьсяя гербовою печаткою

2.5.  Розміщення реквізитів вітчизняною діловою листа

2.6.  Розміщення реквізитів міжнародною діловою листа

2.7.  Формули звернень у листуванні з іноземними партнерами

2.8.  Типові фрази у міжнародних листах

2.9.  Скорочені назви штатів США

2.10. Список основних скорочень, що використовуються у діловій кореспонденції

2.11.  Зразки ділових листів

 

 

 

Додаток 2.1.

Загальний бланк для створення різних видів документів (без зазначення у бланку назви віщу документа)

 

 

Додаток 2.2.

Бланк конкретного виду документа (із зазначенням на бланку назви виду документа)

 

 

 

 

 

 

Додаток 2.3

ПРИМІРНИЙ ПЕРЕЛІК

документів, що затверджуються з проставлянням грифа затвердження

1. Акти (готовності об’єкта до експлуатації; списання; інвентаризації; експертизи; вилучення справ для знищення; передачі справ; ліквідації установ тощо).

2. Завдання (на проектування об’єктів, технічних споруд, капітальне будівництво; на проведення науково-дослідних, проектно-конструкторських і технологічних робіт; технічні тощо).

3. Звіти (про основну діяльність; відрядження; науково-дослідні роботи тощо).

4. Кошториси витрат (на утримання апарату управління, будинків, приміщень, споруд; на підготовку та освоєння виробництва нових виробів; на капітальне будівництво тощо).

5.  Номенклатури справ.

6. Нормативи (витрачання сировини, матеріалів, електроенергії; технологічного проектування; чисельності працівників тощо).

7.  Описи справ.

8. Переліки (посад працівників з ненормованим робочим днем; типових, відомчих (галузевих) документів із строками зберігання тощо).

9. Плани (виробничі; будівельно-монтажних, проектно-розвідувальних, науково-дослідних робіт; впровадження нової техніки; кооперованих поставок продукції; розподілу продукції за встановленою номенклатурою; отримання прибутків житлово-комунальним господарством від капітального ремонту; роботи колегії, науково-технічної ради, наукової ради тощо).

10. Посадові інструкції.

11. Програми (фінансово-економічні; проведення робіт і заходів; відряджень тощо).

12. Протоколи засідань колегіальних органів (за потреби).

13. Розцінки на виконання робіт.

14. Статути (положення) установ.

15. Структура установи.

16. Форми уніфікованих документів.

17. Штатні розписи.

 

 

Додаток 2.4

ПРИМІРНИЙ ПЕРЕЛІК

документів, підписи на яких скріплюються гербовою печаткою

1. Акти (виконання робіт, списання, експертизи, фінансових перевірок; вилучення справ для знищення; передачі справ тощо).

2.  Аркуші погодження проектів нормативно-правових актів.

3.  Висновки і відгуки установ на дисертації та автореферати, що надсилаються до Вищої атестаційної комісії України.

4.  Довідки (лімітні; про виплату страхових сум; використання бюджетних асигнувань на зарплату; про нараховану зарплату тощо).

5.  Договори (про матеріальну відповідальність, науково-технічне співробітництво, підряди, оренду приміщень; про виконання робіт тощо).

6.  Документи (довідки, посвідчення тощо), що засвідчують права громадян і юридичних осіб.

7.  Доручення на одержання товарно-матеріальних цінностей, бюджетні, банківські, пенсійні, платіжні.

8. Завдання (на проектування об’єктів, технічних споруд, капітальне будівництво; технічні тощо).

9.  Заяви (на акредитив; про відмову від акцепту тощо).

10.  Заявки (на обладнання, винаходи тощо).

11. Зразки відбитків печаток і підписів працівників, які мають право здійснювати фінансово-господарські операції.

12. Кошторис витрат (на утримання апарату управління; на підготовку та освоєння виробництва нових виробів; на калькуляцію за договором; на капітальне будівництво тощо).

13.  Листи гарантійні (на виконання робіт, надання послуг тощо).

14.  Номенклатури справ.

15.  Описи справ.

16. Подання і клопотання (про нагородження орденами і медалями; про преміювання).

17.  Протоколи (погодження планів поставок).

18.  Реєстри (чеків, бюджетних доручень).

19.  Специфікації (виробів, продукції тощо).

20.  Спільні документи, підготовлені від імені двох і більше установ.

21.  Статути установ.

22.  Титульні списки.

23.  Трудові книжки.

24.  Штатні розписи.

 

 

Додаток 2.5.

Розміщення реквізитів вітчизняного ділового листа

 

 

 

 

Додаток 2.6.

Розміщення реквізитів міжнародного діловодства

 

 

 

Додаток 2.7

Формули звернень у листуванні з іноземцями

 

Адресат

Адреса

Звернення

Заключна фраза

Товаришу,

колезі

Mr.Y. Petrov 12 Sweet Street, London

Dear Yuriy, My dear Yuriy

(I am)singelery Yours (very) singelery Gordially yours

Наймачеві

Mr.V.Kudin,

Esqure

Dear Sir, Sir

(I am) truly Yours, Truly Faithfully

Торговому

агенту

Mr.S.Trumbik

Dear Sir

Yours truly

Акціонерному

товариству

Messrs John and Son

Dear Sir Gentlemen

Yours truly

Жінці —

керівнику

фірми

Mmes Borman and Son

Lady

Yours truly

Незаміжній

жінці

Miss Plaksin

Madam

Yours truly

Офіційній

особі

Head of Department

Sir,

Dear Sir

(I am) Faithfully Yours Faithfully

Представнику

церкви

The Rev, Jon Rrise

Sir,

Rev Sir

Yours Faithfully

Військовому

лікарю

Captain P. Brock Dr. N.Koval

Sir, Dear Sir

Yours truly

 

 

Додаток 2.8

Типові фрази у листах

 

 Для початку листа

 

Шановні Панове Ми отримали Вашого листа від

Дякуємо за Вашого листа від... Вашого листа з доповненням (з вказівкою, проханням) уважно розглянуто

У відповідь на Ваш лист від (дата)

На підтвердження нашої (їхньої) телефонної розмови (що відбулась в ...) повідомляємо, що...

Посилаючись на Ваш лист від

... повідомляємо

Раді повідомити Вам, що ...

 

На жаль, змушені нагадати Вам, що...

У зв’язку з нашим листом від... і на підтвердження телеграми

від...

Ми з жалем дізналися з Вашого листа від..., що...

На жаль, ми не можемо задовольнити Ваше прохання...

Ми з подивом дізнались з Вашого телексу...

На додаток до нашого листа від... повідомляємо...

Ми змушені нагадати Вам, що

Gentlemen. We have received you letter of...

Тhаnk you for your letter of..... your letter enclosing (stating... that... requesting to do...) has been given proper attention

In response to your letter of...

 

Соmfirming our (their) phone Talks (held in...) we inform your that...

 

Referring for you letter of...we Inform you that...

We have please in informing you that

We are sorry to have to remind You that

In connection with (Referring to...) our letter of...and confirmation of your cable of...

We regret to learn from your letter of... that...

We are sorry we are unable to meet your request about...

We are surprised to learn from your telex...

Further to your letter of...

 

We have to remind your that...


Із задоволенням пропонуємо Вам...

We have, pleasure in offering you

Вам, без сумніву, відомо, що...

You are no doubt aware that...

Звичайно, Вам відомо, що

As you mat know... (You may know)

Просимо взяти до уваги (вра-

Please note that...

хувати), що...

 

 

 

 

Для зв'язку частини листа

 

Ми впевнені в тому, що..

We express confidence that....

Ми цілком впевнені...

We are confident that..

Вважаємо за необхідне (важ-

We find it necessary (important, rea-

ливим) відзначити...

sonable) to note...

Окрім зазначеного...

Apart from the above (said, mentioped)...

У доповнення до зазначеного

Further to the above... In addition to

вище...

the above...

Ми були раді мати змогу...

We would welcome the opportunity...

Користуючись можливістю

Taking the opportunity to remind

нагадуємо Вам, що...

you of...

Само собою розуміється...

It goes without saying...

Звертаємо Вашу увагу на той

We want to draw your attention to the

факт, що...

fact...

У зв’язку з Вашим

We want to draw your attention to the

проханням...

fact...

У зв’язку з раніше сказаним ...

In connection with your request...

В супротивному випадку ми будемо змушені...

In connection with your request...

Щодо Вашого прохання

As to your request (your older, your

(Вашого замовлення, претензії)...

claim)... The point is that...

Справа в тому, що...

Under the circumstances...

За обставин, що склалися...

In our opinion...

За нашого розуміння...

We believe...

We think...We feel...

Згідно з Вашим проханням...

As requested by you...

У разі затримки в сплаті...

In case of delay in delivery (in payment)...

Ми відчуваємо труднощі в постачанні...

We are having difficulty in...

Необхідно визнати, що...

We have to admit what...

So far (Up till now) we have

До цієї пори ми не отримали

ВІДПОВІДІ...

reived (got) no reply...

Ми не згодні з Вашою точкою

We can not accept your point of

зору з таких причин...

view for the following reason...

У разі Вашої відмови...

In case of your refusal... Should you refuse …

У разі несплати...

Should you fail to pay...

Для уникнення затримки в...

To avoid delay in...

Згідно з контрактом, що додається...

Under the contract enclosed...

Далі Ви пишете...

Further you write...

Більш того...

Moreover...

Насамперед...

In the first place...

Фактично...

Actually... In fact...

 

 

На кінець листа

 

Ми будемо вдячні за швидку відповідь...

Якщо Вам буде необхідна допомога, просимо звертатись до нас...

Сподіваємося отримати Вашу відповідь найближчим часом

Просимо повідомити нам якомога швидше

Після отримання листа, телеграфуйте, будь ласка, підтвердженням

Ми б хотіли запевнити Вас...

Будемо вдячні за швидке виконання нашого замовлення...

Запевняємо Вас, що ми швидко зв’яжемося з відповідними організаціями

 

 

Запевняємо Вас, що будуть вжиті термінові заходи для виправлення становища, що склалося

Чекаємо на Вашу згоду (підтвердження)

Early reply will be appreciated...

If we can be of any assistance, please do not hesitate to contact us...

Looking forward to hearing from you soon...

Please inform us in the possible time at your earliest convenience

Upon receipt of the letter please cable (telex) your confirman-tion...

We would like to assure you...

Prompt execution of the order will be appreciated...

We assure that we shall get in touch with (contact) the organisations concerned without delnav

 

We assure you of our quick actions to correct the situation

Looking forward to receiving your concent (approval, confirmation

 

 

 

 

 

Додаток 2.9

Скорочені назви штатів США

 

АК

Alaska

HI

Hawaii

AL

Alabama

ID

Idaho

AR

Arkansas

IL

Illinois

AZ

Arizona

LN

Indiana

СА

California

LA

Iowa

СО

Colorado

KS

Kansas

СТ

Connecticut

KY

Kentucky

DC

District Columbia

LA

Louisiana

DE

Delaware

MA

Massachusetts

FL

Florida

MD

Maryland

GA

Georgia

ME

Maine

МІ

Michigan

OR

Oregon

MN

Minnesota

PA

Pennsylvania

MO

Missouri

RI

Rhone Island

MS

Mississippi

SC

South Carolina

MT

Montana

SD

South Dacota

NB

Nebraska

TN

Tennessee

NC

North Carolina

TX

Texas

ND

North Dacota

UT

Utah

NH

New Hampshire

VA

Virginia

NJ

New Jersey

VT

Vermont

NM

New Mexico

WA

Washington

NV

Nevada

WI

Wisconsin

NY

New York

WV

West Virginia

ОН

OK

Ohio

Oklahoma

WY

Wyoming

 

 

Додаток 2.10

Список основних скорочень, що використовуються у діловій кореспонденції з закордонними партнерами

А/С, АС, ас (account current) - поточний рахунок

adsd (addressed) — адресоване

adse (addressee) — одержувач

ad (advertisement) — об’ява

a.f. (as follows) — як вказано далі

a.m. (above mentioned) — вищезгаданий

Appx (appendix) — додаток

Attn (attention) — до уваги

B/L (bill of lading) — коносамент

CEO (chief executive officer) — виконавчий директор

cf (compare) — порівняйте

Co. (company) — компанія

cont, contr. (contract) — контракт

Corp. (corporation) — корпорація

cur (currency) — поточний

CV (curriculum vitae) — коротка біографія

Dept, (department) — відділ

doc. (document) — документ

e.g. (exempt gratia) — наприклад

enc. (enclosed) — додаток до листа

fig. (figure) — цифра, малюнок

FY (fiscal year) — фінансовий рік

hf(half) — половина

id. (idem) — той самий

І.е., ie (id est) — тобто

inv. (invoice) — рахунок-фактура

IOU (I owe you) — боргова розписка

L/A (letter of authority) - доручення

L.C., L/C (letter of credit) — акредитив

Ld. Ltd. (limited) — з обмеженою відповідальністю

LOC (letter of commitment) — гарантійний лист

mdse (merchandise) — товари

memo (memorandum) — записка

M/P (mail payment) — поштовий переказ

NBважливе зауваження

 

 

 

 

 

 

Додаток 2.11

Лист-запрошення