Додатки

 

Перелік додатків до Розділу 1

 

1.1.                Функції підрозділів служби діловодства

1.2.                Схема розташованості реквізитів кутового бланка

1.3.                Схема розташованості реквізитів поздовжнього бланка

1.4.                Зразок кутового бланка листа державної організації

1.5.                Зразок поздовжнього загального бланка державної організації

1.6.                Зразок бланка для наказу

1.7.                Формати електронних документів

1.8.                Носії для запису інформації електронних документів

1.9.                Основні види робіт в електронній канцелярії


Додаток 1.1.

Функції підрозділів служби діловодства

 

Назва підрозділу служби

Функції

Експедиція

Прийом, сортування, розподіл та доставка кореспонденції в структурні підрозділи; кількісний облік документів; відправка кореспонденції адресатам; сканування вхідних та внутрішніх документів

Відділ обліку і реєстрації кореспонденції

Облік і реєстрація вхідних, вихідних і внутрішніх документів; довідково-інформаційний пошук інформації; перевірка правильності складання і оформлення вихідних і внутрішніх документів, нанесення позначок на електронний документ

Інспекція або група контролю

Контроль за виконанням документів; перевірка термінів виконання підрозділами доручень керівництва, інформування його про хід виконання документів і доручень; аналіз виконавчої дисципліни в підрозділах і підготовка відповідного аналізу їх роботи; моніторинг вхідної внутрішньої інформації

Група (відділ) листів

Прийом і облік пропозицій, заяв і скарг громадян; підготовка і передача на розгляд керівництву пропозицій; передача документів на виконання у підрозділи і контроль за термінами їх виконання; повідомлення заявників про результати розгляду пропозицій, заяв чи скарг, формування відповідних справ та передача їх в архів, аналіз і узагальнення результатів цієї роботи, організація прийому відвідувачів

Відділ автоматизації (служба й копіювальне бюро).

Контроль за роботою комп'ютерної та іншої оргтехніки, копіювання і розмноження документів

Архівний відділ

Прийом, облік, зберігання і використання справ; методична допомога в оформленні справ, які підлягають передаванню в архів; контроль за правильністю формування, зберігання і використання справ у структурних підрозділах; підготовка справ до передачі на зберігання

Секретаріат, в т.д. помічники і секретарі керівника та його заступників

Попередній розгляд кореспонденції, що надходить; організація документаційного обслуговування засідань

Протокольна група

Підготовка за вказівками керівництва нормативно-розпорядчих та інформаційних документів і їх погодження з зацікавленими службами


Додаток 1.2

Схема розташованості реквізитів кутового бланка

 

 

 

                                          

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

                        

 

Додаток 1.3

Зразок розташованості реквізитів поздовжнього бланка

 


Додаток 1.4.

Зразок кутового бланка листа державної організації

 

 

Додаток 1.5

Зразок поздовжнього загального бланка державної організації

 


 

 

Додаток 1.6.

Зразок бланка для наказу


Додаток 1.7

Формати електронних документів

 

A.  Формати відкритого тексту (plain text):

- Microsoft (Word, Excel) широко використовуються в діловодстві для створення ЕД, характеризуються тим, що мають закриту специфікацію і не прийнятні для довготривалого зберігання;

- PDF фірми Adobe Systems Inc. (програма «Acrobat») формат відкритої специфікації, визначений як стандарт (ISO/DS 19005—1) для довготривалого зберігання електронних документів.

 

Б. Формати графічних зображень:

- TIFF (Tag Image File Format) —графічний формат, який рекомендується як стандарт високої якості зображень для широкого застосування і довготривалого зберігання графічних зображень;

- GIF (Graphics Interchange Format) графічний формат, рекомендований для передавання зображення каналами зв’язку; дія довготривалого зберігання зображень не рекомендується;

- JPEG (Joint Photographic Experts Group) графічний формат з ущільненням інформації за мінімальних її втрат, широко використовується в Інтернет та в діловодстві; в цьому форматі ЕД надходять і до архіву;

- інші формати (pict, bmp тощо) — використовують у специфічних додатках і не рекомендовані для довготривалого зберігання зображень;

 

B. Формати структурованого тексту (текстові документи, які мають графічні та аудіовключення, Інтернет-посилання тощо):

- SGML (Standard Markup Generalized Language) формат має можливості відкривання документів, зручний для їх довготривалого зберігання;

- XML (Extenseble Markup Language) — призначений для створення та зберігання структурованих ієрархічних даних незалежно від характеристик програмно-технічних засобів;

- XML (Extensible Markup Language) призначений для створення та зберігання структурованих ієрархічних даних незалежно від характеристик програмно-технічних засобів, формат розроблено W3C (World Wide Web Consortium).

 

Додаток 1.8

Носії для запису інформації електронних документів

 

- CD-ROM, CD-R найпридатніші для архівного зберігання електронних документів, мають відносно значну ємність запису; захищені від випадкового стирання; широко використовуються і виготовляються; перезапис інформації на них рекомендується проводити кожні 10 років;

- DAT (Digital Audio Tape), DLT cassettesпорівняно з CD записана на них інформація може бути випадково модифікована або стерта, але вони зручні при опрацюванні великої за обсягом інформації;

- DVD (Digital Versatile Disk) — оптичний диск, з такими самими перевагами, як і СД, може зберігати до 17 GB інформації. Ці диски широко використовуються;

- ZIP-drive носії об’ємом 100-250 MB інформації, не мають промислового стандарту і використовуються за відсутності інших засобів;

- 1.44 MB floppy disk — найменш придатний для архівного зберігання через малу ємність і високу вразливість.

 

Додаток 1.9

Основні види роботи з документами в електронній канцелярії

Робота з власне документами, точніше, з файлами документів на машинних носіях (введення, редагування та ін.). Існує велика кількість програмних засобів, які дозволяють готувати текстові, табличні, графічні, мультимедійні та інші документи.

Управління документами (document management). Передбачається, що кожний документ може характеризуватись складною сукупністю структурованих даних. Системи управління мають забезпечувати їх ефективне зберігання і обробку.

Пересилання документів (e-mail). Пересилання документів і супроводжувальної інформації для роботи з ними інших користувачів комп’ютерної мережі можуть забезпечувати як найпростіші системи електронної пошти, так і розвинені організаційні системи, які дозволяють, наприклад, пов’язувати з документами специфічні набори реквізитів і маршрути руху.

Групова робота над документами (groupware). Група користувачів мережі може паралельно працювати над спільними документами, використовуючи певні системи, що забезпечують оперативне відслідковування всіх змін і версій.

Управління потоком робіт (workflow). Автоматизація складних багатокрокових алгоритмів роботи з документами в організації. Кожний тип документа при цьому може мати специфічні алгоритми обробки і маршрути руху.

Перелічені види робіт можуть здійснюватись за допомогою спеціалізованих пакетів. Одним з таких пакетів є офісна система Microsoft Office. Всі програмні продукти цієї системи не тільки уніфікуються, а й Інтегруються між собою, що дає змогу в межах вирішення ділової проблеми здійснювати інформаційний обмін незалежно від типу документа.