1.5. Процес управління, структура, штати підприємств з управління багатоквартирними будинками

Управління — процес досягнення певних цілей через здійснення дій по прийняттю управлінських рішень, їх реалі­зації шляхом вчинення відповідних правочинів (договорів, до­мовленостей, контрактів, актів) та впровадження відповідних заходів (виконання відповідних функцій).

Управління — цілеспрямована дія на колективи людей для організації і координації їх діяльності в процесі виробництва та надання послуг. Метою управління є створення, збережен­ня, нарощування матеріально-технічної бази, цінностей.

Підприємство, організація, контора — організоване об'єд­нання внутрішньо зв'язаних між собою частин, яке є соціаль­но-економічною системою. Всяка складна система не може розглядатися як проста сума складових її елементів. Вона є особливим їх з'єднанням, що володіє новими якостями, відсутніми у кожного з елементів системи.

У свою чергу підприємство є частина складнішої соціаль­но-економічної системи, наприклад, об'єднання, корпорація.

У зв'язку з постійним розвитком цих крупніших систем міняється місце підприємства в їх складі, взаємодія з іншими підсистемами, вимоги до результатів його діяльності. Всі ці зміни повинні підкорятися умові раціональності позиції найбільш крупної соціально-економічної системи, прямувати на досягнення певних результатів. Вони викликають не­обхідність в появі управління як важливого елементу функціо­нування соціально-економічної системи.

Підприємство має керовану і, таку, що управляє, підсистеми.

Керована підсистема підприємства, або процес виробництва, надання послуг, являє собою ряд взаємозв'язаних виробничих комплексів (основних і допоміжних цехів, служб, дільниць), а також процес безперервного руху грошової, продуктивної і то­варної форм виробничих фондів.

Підсистема, що управляє, — чисто сукупність органів уп­равління. На підприємстві — це лінійне управління (директор, його заступники, начальники ділянок, майстри). В організацію, що управляє, входять і функціональні або штабні організації — служби маркетингу, економічні, технічні, виробничі. Керовані підсистеми і підсистеми, що управляють, знаходяться у взає­мозв'язку і залежності.

Саме підприємство розглядається як найважливіший і в той же час елементарний виробничий осередок, що входить до складу економічної системи міста, суспільства.

Таким чином, підприємства виступають одночасно як об'єкти управління по відношенню до підсистеми, що управ­ляє, економічної системи господарювання і як суб'єкти управ­ління по відношенню до керованої підсистеми — процесу ви­робництва чи надання послуг. Тобто реалізується поняття про ієрархію (супідлеглість) рівнів управління.

Предметом вивчення науки управління є процес дії на об'єкт управління або процес управління у всіх його формах.

Наукою і практикою вироблені основні закономірності уп­равління:

єдність принципів управління на всіх ступенях;

досягнення і збереження пропорційності, оптимальної співвідносності частин системи;

досягнення безперервності, ритмічності в русі виробни­чих фондів, швидкості в їх кругообігу і обороті;

оптимальне поєднання централізації і децентралізації в управлінні;

оптимальне число структурних підрозділів в підсистемах, що управляють і керованій.

Управління виробництвом здійснюється на базі наукових обґрунтованих принципів з виділенням функцій управління при системному підході до управління, що означає перш за все, розгляд керованого об'єкту в цілому як системи, тобто як сукупності елементів, створюючих комплексне єдине ціле. Здійснення системного підходу означає, що керівники будь- якого рівня можуть оцінити ситуацію в цілому, ухвалити рішення лише з урахуванням всіх обставин і можливих наслідків для керованого об'єкту як цілісної системи.

Під функцією управління розуміється галузь роботи, що є сукупністю рішень, дій або процесів, об'єднаних спільністю об'єкту і вирішуваних задач по управлінню виробництвом.

Для підприємства характерні наступні функції управління:

підбір, розстановка, виховання і підвищення культурно- технічного рівня кадрів;

техніко-економічне планування виробничої діяльності підприємства;

оперативне управління;

технічний розвиток підприємства і технічна підготовка виробництва;

контроль якості продукції, послуг;

матеріально-технічне постачання;

організація збуту готової продукції;

облік виробництва і здійснення фінансової діяльності підприємства;

технічне і організаційно-господарське обслуговування виробництва.

У основі управління підприємством лежать лінійний і функціональний принципи.

Лінійний принцип направлений на ухвалення рішень і вида­чу команд керованій системі, безпосереднє керівництво підлег­лим персоналом. Розрізняють ланку і ступінь управління.

Ланка управління — це самостійний структурний підрозділ, що виконує окрему функцію, частину її або сукупність декіль­кох функцій управління.

Ступінь управління — це єдність ланок певного рівня ієрархії управління.

Раціональна організація лінійного управління припускає дотримання наступних умов:

вона повинна мати мінімальне число ієрархічно підлег­лих ступенів управління;

команди нижчерозташованим ланкам лінійної системи не повинні видаватися оминаючи ланку, що видає команду за ієрархією;

лінійна система повинна будуватися виходячи з раціо­нального співвідношення керівників і підлеглих.

Лінійне управління засноване на принципах ієрархічності і єдиноначальності.

Функціональний принцип припускає розподіл праці між ке­рівниками лінійної системи управління, при якому кожна лан­ка системи лінійного управління здійснює певну функцію (або частина її) або суміщає декілька функцій.

Лінійне управління припускає дії у процесі виробництва по ієрархічно підлеглих ланках управління і по всій сукупності функцій.

При функціональному управлінні, яке доповнює лінійне, здійснюється методичне керівництво роботами по реалізації даної функції управління.

В результаті поєднання лінійного і функціонального управ­ління виникає лінійно-штабне або лінійно-функціональне уп­равління.

Організаційна система управління включає:

адміністративно-виробничі зв'язки і взаємопідлеглість структурних підрозділів;

керівництво розробленим змістом і порядком здійснення робіт по функціонуванню основного і допоміжних виробництв;

функції виховання і підвищення кваліфікаційно-техніч­ного рівня працівників організації.

Для виконання функцій управління виробництвом на підприємстві створюється апарат управління, який є сукупні­стю працівників, що забезпечують керівництво підприємством або його виробничо-господарської одиниці.

Апарат управління підприємством може ділиться на цент­ральний і дільничний.

Співвідношення чисельності працівників центрального і дільничного апаратів управління залежить від прийнятого рівня централізації функцій управління. Все це знаходить безпосе­редній вираз в організаційній структурі підприємства.

Під організаційною структурою підприємства розуміється склад та сопідлеглість взаємозв'язаних організаційних одиниць або ланок, що виконують різні функції по управлінню даним підприємством.

Побудова організаційної структури підприємства залежить від масштабів і технології ведення робіт.

Органи управління підприємством, організацією будуються за виробничо-територіальною ознакою. На базі узагальнення досвіду управління певними групами підприємств складаються типові штатні розклади органів управління і посадові інструкції, що відображають права і обов'язки посадових осіб і підрозділів, порядок сопідлеглості і взаємодії.

Під системою управління розуміють впорядковану су­купність взаємозв'язаних і взаємодіючих між собою ланок управління. Система включає такі елементи організації управ­ління, як склад органів управління і порядок їх сопідлеглості, взаємини між ними, рух інформації.

Управління виробництвом і господарською діяльністю підприємства не може ефективно проводитися без інформації. До неї відноситься: статистична, оперативно-звітна, планово-еконо- мічна, бухгалтерська, фінансова, по матеріально-технічному по­стачанню, капітальному ремонту, будівництву, кадрам, технологі­чна, проектно-конструкторська, довідкова інформація тощо.

Інформація поділяється на внутрішню і зовнішню, по­стійну, змінну і особливу, а також на первинну і похідну (вторинну). Інформація всіх видів, необхідна для управління на підприємстві, складає інформаційну систему.

Важливим інструментом управління є методи дії в процесі управління.

Серед них основні — економічні, організаційно-розпоряд- ливі (адміністративні), соціально-психологічні і правові. Пере­раховані групи методів управління не застосовуються ізольова­но один від одного. Всі вони є сукупністю способів дії систе­ми, що управляє.

У основі процесу управління лежать економічні відносини в суспільстві, і природно, що головну роль в ньому гратимуть економічні методи управління.

Таким чином, процес управління підприємством, організа­цією можна сформулювати як складний цілеспрямований, пла­номірний соціально-економічний і організаційно-технічний процес, здійснюваний за певною технологією за допомогою різних методів і засобів в цілях досягнення оптимальних тех- ніко-економічних результатів.

Розглядаючи організацію як єдиний організм, Генрі Фа- йоль вважав, що для будь-якої ділової організації характерна наявність певних видів діяльності або таких шести функцій:

технічна діяльність (виробництво);

комерційна діяльність (закупівля, збут і обмін);

фінансова діяльність (пошук і оптимальне використання- капіталу);

діяльність безпеки (захист власності людей);

еккаунтинг (діяльність по аналізу, обліку, статистиці);

управління (планування, організація, координація і контроль).

Основна заслуга такого розгляду організації полягала в

тому, що Файоль виділив управління як особливий вид діяль­ності і визначив, що діяльність по управлінню включає на­ступні обов'язкові функції: планування, організацію, розпо- рядництво, координацію і контроль. Вважаючи, що управлін­ська діяльність може відрізнятися залежно від розміру орга­нізації, рівня в управлінській ієрархії і т.п., Файоль підкрес­лював, що в той же час вона обов'язково повинна включати всі шість вказаних функцій.

Файоль також розробив чотирнадцять принципів управління, яким він слідував в своїй практиці і від яких, як він вважав, залежить успіх управління:

Розподіл праці (підвищує кваліфікацію і рівень виконання роботи).

Влада (право віддавати команди і нести відповідальність за результати).

Дисципліна (чітке і ясне взаєморозуміння між робочими і менеджерами, що базується на пошані до правил і домовленос­тей, що існують в організації; в основному — результат можли­востей керівництва).

Єдність розпорядництва (розпорядження тільки від одного керівника і підзвітність тільки одному керівникові).

Єдність керівництва (один керівник і єдиний план для кожного набору дій з досягнення якихось єдиних цілей).

Підпорядкування індивідуальних інтересів загальним інтере­сам (менеджер повинен добиватися за допомогою особистого прикладу і жорсткого, але справедливого управління того, щоб інтереси індивідів, груп і підрозділів не превалювали над інте­ресами організації в цілому).

Винагорода персоналу (оплата повинна відображати стан організації і стимулювати людей на роботу з віддачею).

Централізація (рівень централізації і децентралізації пови­нен залежати від ситуації і вибиратися так, щоб давати кращі результати).

Ланцюги взаємодії (чітка побудова ланцюгів проходження команд від керівництва до підлеглих).

Порядок (всі повинні знати своє місце в організації).

Рівність (до робочих слід підходити справедливо і по-доброму).

Стабільність персоналу (кадри повинні знаходитися в стабільній ситуації).

Ініціатива (менеджери повинні заохочувати підлеглих вису­вати ідеї).

Корпоративний дух (слід створювати дух єдності і сумісних дій, розвивати бригадну форму роботи).

Вважаючи запропоновані ним принципи універсальними, Файоль проте вважав, що застосування цих принципів на прак­тиці повинне носити гнучкий характер, залежати від ситуації, в якій здійснюється управління.

Після Файоля багато дослідників займалися вивченням і теоретичним описом управлінської діяльності, функцій управ­ління. Проте всі вони, насамкінець, були тільки послідовника­ми, що розвивали, доповнювали і конкретизували його учення.

Управління багатоквартирними будинками є функцією його співвласників, яка полягає у здійсненні окремих повноважень з володіння, користування і розпорядження багатоквартирними будинками та спрямована на:

збереження, а за наявності можливостей, і підвищення параметрів експлуатаційної якості, привабливості будинку на ринку житла;

утримання його у належному технічному стані;

забезпечення надання особам, які в ньому проживають (чи використовують для інших потреб) житлово-комунальних та інших необхідних послуг належних рівнів та якості задля безпеки та комфортності проживання територіальної громади.

Роботи по утриманню будівель і споруд складаються із:

управління, що містить:

а)   організацію експлуатації;

б)   взаємовідносини із суміжними організаціями і поста­чальниками;

в)   усі види роботи з наймачами й орендарями;

технічного обслуговування і ремонту будівельних конст­рукцій та інженерних систем будівель і споруд, що містять:

а)   систему оглядів;

б)   технічне обслуговування (утримання), включаючи диспет­черське й аварійне (роботи по усуненню дрібних несправностей елементів будівель, спрямовані на забезпечення "їх постійної екс­плуатаційної готовності та роботи по ліквідації несправностей аварійного характеру, які потребують негайного реагування);

в)   підготовку до сезонної експлуатації;

г)   поточний ремонт;

д)   капітальний ремонт;

санітарного обслуговування, яке містить:

а)   прибирання місць загального користування;

б)   прибирання прибудинкової території;

в)   догляд за зеленими насадженнями;

організаційно-виховної роботи з населенням.

Для експлуатації державного і громадського житлового фонду створюються управляючі компанії — житлово-експлуа­таційні організації, діяльність яких здійснюється на основі гос­подарського розрахунку.

Житлово-експлуатаційні об'єднання являють собою терито­ріальні (міські, районні) виробничо-господарські комплекси, що здійснюють технічну експлуатацію і утримання житлового фонду та обслуговування населення, яке проживає на цій тери­торії. Житлово-експлуатаційні організації забезпечують схо­ронність житлового фонду і належне його використання, висо­кий рівень обслуговування громадян, а також контролюють додержання громадянами правил користування житловими приміщеннями, утримання житлового будинку і прибудинкової території. Житловий будинок може експлуатуватися тільки од­нією житлово-експлуатаційною організацією.

Створення житлово-експлуатаційних об'єднань проводить­ся за рішенням органів місцевого самоврядування. Міські ЖЕО створюються в містах без поділення на райони на базі підприємств та організацій житлового господарства підвідом­чих міській Державній адміністрації. Районні ЖЕО створю­ються в містах з порайонним поділом на базі підприємств та організацій житлового господарства району.

Житлово-експлуатаційні об'єднання створюються за тери­торіальним принципом за наявності не менше 300 тисяч квад­ратних метрів житлової і прирівняної до неї площі. При цьому площа торгівельних, складських, адміністративних (службо­вих), учбових, культурно-просвітніх і виробничих приміщень, дитячих, медичних та лікувально-профілактичних установ, які обслуговуються об'єднанням, прирівнюється до житлової в співвідношенні 3:1. В окремих випадках можуть бути застосо­вані співвідношення 2:1 і навіть 1:1, виходячи із складності господарства, що обслуговується і режиму його роботи.

Послуги з управління житловим фондом за проектом Зако­ну України «Житловий кодекс України» № 4028 від 30.07.2007 р. повинні виконуватись згідно Правил надання послуг з управ­ління будинком, спорудою або групою будинків, на базі яких грунтуються основні завдання і функції апарату ЖЕО.

В перелік робіт повинні входити:

планування заходів щодо збереження та сталого розвит­ку об'єктів управління та забезпечення споживачів житлово- комунальними послугами;

балансоутримання об'єктів;

організацію належної експлуатації та утримання об'єктів відповідно до їх цільового призначення;

організацію надання споживачам житлово-комунальних послуг відповідно до встановлених стандартів, норм і правил;

ведення технічної документації, бухгалтерського обліку;

організацію роботи з власниками, орендарями та найма­чами житлових і нежитлових приміщень;

проведення заходів щодо енергозбереження відповідно до погодженого із замовником планом.

В процесі організації належної експлуатації та утримання об'єктів відповідно до їх цільового призначення ЖЕО також забезпечує здійснення:

диспетчерського обслуговування об'єктів;

аварійного обслуговування об'єктів відповідно до вимог нормативних документів;

контролю за експлуатацію і утриманням об'єктів;

контролю за дотриманням правил користування при­міщеннями житлових будинків і прибудинковими територіями;

заходів щодо підготовки об'єктів до сезонних умов екс­плуатації;

заходів з попередження надзвичайних ситуацій;

заходів щодо дотримання правил протипожежної безпеки;

ведення баз даних щодо стану об'єктів.

Державний контроль за використанням і схоронністю жит­лового фонду здійснюється Радами народних депутатів, їх ви­конавчими і розпорядчими органами, а також спеціально уповноваженим на те органом — Міністерством з питань жит­лово-комунального господарства України в порядку, встанов­леному законодавством України.

Типове положення про житлово-експлуатаційну організа­цію затверджується Кабінетом Міністрів або Міністерством з питань житлово-комунального господарства України.

Структура та штати житлово-експлуатаційних організацій (табл. 1) встановлюються виходячи з обсягів житлової площі, яку вони обслуговують за групами:

Структурно штати управляючої компанії з утримання житла повинні складатися із:

• керівника, організаційної, технічної і економічної служб.

В організаційну службу можуть бути включені відділи:

договірний;

юридичний;

роботи з населенням;

інформаційного забезпечення;

охорони об'єктів.

В технічну службу можуть бути включені відділи:

житлово-експлуатаційні дільниці;

Таблиця 1

Група

Площа обслуговування, тис. кв. метрів

1

До 100

2

101-200

3

201-300

4

301-400

5

401-600

6

601-900

7

901-1200

8

1201-1500

9

1501 і більше

 

виробничо-технічний відділ;

служба механізації та енергетичного забезпечення;

аварійно-диспетчерська служба;

ремонтно-будівельна служба;

група технічного нагляду;

підсобні виробництва.

В економічну службу можуть бути включені відділи:

планово-економічний відділ;

відділ праці і заробітної плати;

відділ матеріально-технічного забезпечення;

бухгалтерія;

матеріальний склад.

В залежності від обсягів робіт у штатний розклад можуть бути включені окремі посади інженерно-технічних працівників і службовців, що не ввійшли у склад відділів чи служб або ж замінили їх.

Групи ЖЕО за площею обслуговування

Загальна чисельність робітників і виробничого персоналу встановлюється згідно норм обслуговування, норм часу та нор­мативів чисельності робітників і виробничого персоналу по кожному виду робіт.

Професійне управління багатоквартирним будинком упра­вителем має свої переваги і недоліки.

До переваг можна віднести:

організаційні та оперативні клопоти з управління пере­кладаються на професіонала, а контроль за його діяльністю залишається за співвласниками. При цьому управитель, вирі­шуючи управлінські проблеми, захищає інтереси споживачів від пресингу виробників та виконавців послуг, і якщо він не буде комунальним підприємством, то органи місцевого само­врядування не будуть мати на нього впливу;

низький ризик отримати неефективне управління неру­хомістю. Професійний управитель бореться за клієнта і тому прагне підвищувати свою кваліфікацію;

при недобросовісному виконанні обов'язків управителя за договором його можна притягти до відповідальності із стяг­ненням збитків, що були заподіяні спільному майну співвлас­ників.

Недоліками можна вважати:

необхідність оплати окремо послуг з управління, особли­во у будинках з невеликою кількістю квартир. Витрати для кожної квартири тут будуть зависокими, бо оплата праці упра­вителя не є функцією розміру будинку;

вдсутність нормативного механізму залучення управителя — навіть один співвласник може заблокувати рішення про залу­чення професійного управителя при недосягненні спільної угоди;

відсутність ринку професійних управителів та учбових закладів з їх підготовки. Відсутність класів, груп, відзнак, ліцензій професійної кваліфікації управителя.

Крім професійного управління багатоквартирними будинка­ми в ОСББ застосовується і самостійне безпосереднє управлін­ня багатоквартирним будинком або співвласниками на умовах досягнення взаємної угоди без створення додаткових управлін­ських структур або управління своїм будинком головою та правлінням створеного у будинку об'єднання співвласників ба­гатоквартирного будинку на підставі статуту.

При безпосередньому управлінні будинком співвласниками непотрібно створювати окрему структуру, укладати договори про надання послуг з управління, оплачувати таку діяльність. Але, у зв'язку з відсутністю фахових знань та навичок для належного здійснення управління виникає високий ризик не­ефективності управління. До того ж, у будь-який момент люди можуть відмовитися від здійснення певних дій через склад­нощі, зайнятість або просто небажання. При цій формі управ­ління ускладнюються процеси прийняття рішень, бо кожен раз треба скликати збори; зростає складність вирішення спірних питань з виробниками послуг; зростає вірогідність конфліктів при використанні коштів.

При управлінні будинком через статутні органи ОСББ мінімізуються витрати на управління з можливістю оператив­ного вирішення поточних проблем, бо часто достатньо рішення правління без скликання зборів; відсутні зобов'язання укладати та виконувати договір про надання послуг з управління; є можливість прийняття рішень щодо управління будинком за відсутності згоди усіх співвласників. В той же час голова і члени правління часто не мають професійних знань та навичок здійснення належного управління, залишається високим ризик неефективного управління, залишаються доволі високими складність вирішення спірних питань з виробниками послуг, вірогідність конфліктів при використанні коштів. В багатьох містах присутній опір створенню та функціонуванню ОСББ, особливо при відведенні земельних ділянок.

Однак створення ОСББ не вимагає обов'язкового самоуп­равління будинком. При виборі способу управління багато­квартирним будинком співвласники можуть вільно обрати уп­равляючу компанію, професійного управителя або ж самоуп­равління. Якщо ж вони цього не зроблять самі, то орган місцевого самоврядування призначить їм управителя на свій розсуд. Тоді співвласники будинку замість управління, якого вони хочуть, змушені будуть отримувати послуги від того, кого їм призначать.